メールで届いた請求書を、印刷して保存していませんか

• メールのPDFで届いた請求書を、印刷してファイルに綴じている
• 「電子帳簿保存法の対応、うちは大丈夫か」と聞かれて答えられない
• 対応システムの見積りを取ったら、思ったより高かった
• 何をどこまでやれば済むのかが、調べても分からない

つまずくのは、「電子帳簿保存法」がひとかたまりの話に見えることです。実際は3つの別々の話が同じ法律の名前で呼ばれていて、義務なのはそのうち1つだけです。

まず、3つに分ける

対応が必要なのは、いちばん下の電子取引だけです。上の2つは「やってもいい」という話であって、やらなくても違反にはなりません。

紙で届いた請求書は、紙のまま綴じておいて構いません。スキャンする義務はありません。ここを勘違いして「全部スキャンしないといけない」と身構えている会社が多いです。

対象になるのは何か

「電子で受け取った、または電子で送った取引の記録」です。

• メールに添付されたPDFの請求書・領収書・注文書
• 取引先のサイトからダウンロードした請求書
• Amazon・楽天などの購入履歴やダウンロードした領収書
• ETCやクレジットカードのWeb明細
• 自社がメールで送った請求書の控え

最後のものが抜けやすいです。送った側にも保存の義務があります。

必要なのは2つだけ

電子取引データの保存に求められるのは、大きく2つです。

1. 改ざんされていないと言えること（真実性）

方法は4つあり、どれか1つを選べば足ります。

1. タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
2. 受け取ったあとにタイムスタンプを付ける
3. 訂正・削除の履歴が残るシステムに保存する（または訂正・削除ができないシステム）
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を作って、それに従って運用する

4番でよいです。これは要するに「社内ルールを紙1枚で決めて守る」というだけの話で、システムを買う必要がありません。国税庁がひな形を公開しているので、会社名を入れて日付を入れれば第1版になります。

2. あとから探せること（可視性）

• ディスプレイとプリンタがあって、画面と紙で見られること
• 取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できること

検索の要件は、ファイル名を決めておけば満たせます。

20260829_150000_サクラ商事.pdf

日付_金額_取引先 の順で付けて、1つのフォルダにまとめて入れておく。Windowsのエクスプローラーで検索できるので、これで要件を満たせます。専用のシステムは要りません。

規模によっては、もっと簡単になります

基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下の場合、税務調査でデータのダウンロードを求められたら応じられる状態であれば、検索の要件そのものが不要になります。

つまり、多くの中小企業では次で足ります。

1. 電子で受け取ったものを保存するフォルダを1つ決める
2. そこに入れる（ファイル名は決めておくと後で楽ですが、必須ではなくなります）
3. 事務処理規程を1枚作って、社内に周知する

これだけです。

猶予措置について

「相当の理由」があってシステム対応が間に合わない場合、次の2つができれば、データをそのまま保存しておくだけで認められる猶予措置があります。

• 税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられる
• 出力した書面を提示・提出できる

期限の定めがない措置なので、慌てて高いシステムを買う理由はありません。ただし「何もしなくていい」ではなく、データそのものは捨てずに残しておく必要があります。ここだけは今日からやってください。

うちで実際にやる場合の順番

1. どこに保存するかを決める（30分）

SharePointか共有フォルダに 電子取引 を1つ作って、その下を年度で切ります。

電子取引/
  2026年度/
    受け取ったもの/
    送ったもの/

これ以上細かく分けないでください。部署別や取引先別に切ると、入れる人が迷って結局デスクトップに置かれます（共有フォルダの置き場所の決め方）。

2. 入れる担当を決める（重要）

「各自で入れてください」は、まず回りません。経理に届いたものは経理が、営業が受け取ったものは営業が、と決めるより、いったん全部を経理宛てに転送してもらって、経理が入れるほうが確実です。

現場に増える手間は「転送1回」だけになります。ここを軽くしないと、半年で崩れます。

3. 事務処理規程を作る（1時間）

国税庁のひな形をダウンロードして、会社名・施行日・責任者を埋めます。中身を独自に作り込む必要はありません。

4. 半年後に一度だけ点検する

フォルダを開いて、抜けている月がないかだけ見ます。抜けていたら、それは手順が現場に合っていないということなので、手順のほうを直します。

分からないと書いておくこと

制度の細部は改正されます。ここに書いたのは2026年8月時点で調べられた範囲で、最終確認は国税庁のページと、顧問税理士に必ず取ってください。特に次の2点は会社の状況で答えが変わります。

• 自社の基準期間の売上高が5,000万円以下かどうか
• 「相当の理由」が認められる状況かどうか

私たちが手伝えるのは、決まった要件に対してフォルダとファイル名と入れる手順を組むところまでです。税務の判断そのものは税理士の領域です。

まとめ

• 義務なのは電子取引だけ。スキャナ保存は任意で、紙は紙のままでよい
• 対象は、メール添付のPDF、Webからダウンロードした請求書、自社が送った控え
• 必要なのは真実性と可視性の2つ。真実性は事務処理規程1枚で満たせる
• 可視性は 日付_金額_取引先 のファイル名ルールで満たせる
• 売上高5,000万円以下なら、ダウンロードに応じられれば検索要件そのものが不要
• 猶予措置があるので急いでシステムを買う必要はない。ただしデータは捨てない
• 各自任せにせず、経理に転送して経理が入れる形にすると続く

保存する場所を1つ決めて、規程を1枚作る。まずそこまでで、対応としては形になります。制度の判断は税理士に、置き場所と手順の設計はこちらで、と分けて考えてください。