共有フォルダの「どこに置いたか分からない」は、ルール3つで止まる

「共有フォルダが散らかっていて、どこに何があるか分からない」

これは、整理すれば直る問題に見えて、たいてい直りません。一度きれいにしても、半年で元に戻ります。

理由は単純で、散らかるのは怠慢ではなく、置き場所が決まっていないからです。決まっていなければ、真面目な人ほど「とりあえず自分の分かるところ」に置きます。それが人数分できると、散らかった状態になります。

なので、やることは整理ではなくルールを3つ決めることです。3つ以上作ると守られません。

ルール1：フォルダの階層は「業務 → 年度」で、4階層まで

階層の切り方は、いくつも流儀がありますが、揉めるくらいならこれで固定してしまうのが早いです。

02_請求業務 / 2026年度 / 04月 / 請求書控え

決めるのは2つだけです。

• 第1階層は業務。組織名にしない。 部署名で切ると、組織変更のたびに全部が古くなります。業務名なら残ります
• 深さは4階層まで。 それ以上必要になったら、フォルダを分けるのではなくファイル名で区別します

第1階層に 01_ 02_ と番号を振っておくと、並び順が意図どおりになります。あとから業務が増えたときは 05_ を足せばよく、番号を振り直す必要はありません。

ルール2：ファイル名は「日付_内容_版」

これも1本に決めます。

2026-04-15_請求書_A商事_v2.xlsx

守ってほしいのは3点です。

• 日付は先頭で 2026-04-15 形式。 20260415 でも構いませんが、4月15日 や 26.4.15 は混ぜない。名前順に並べるだけで時系列になるのが目的です
• 「最新版」「新」「改訂」を使わない。 次の版が出た瞬間に嘘になります。v2 v3 のような通し番号か、日付にします
• 人の名前を入れない。 田中修正版 は、田中さんが異動した瞬間に意味を失います

ファイル名だけで中身が分かる状態にしておくと、開かずに探せます。開かずに探せることが、探す時間のほとんどを決めています。

ルール3：完了したものは、年度末に「_保管」へ移す

散らかりの正体は、たいてい終わったものが現役の場所に残り続けていることです。

なので、決めるのはこれだけです。

• 各業務フォルダの直下に _保管 を1つ作る
• 年度末に、その年度で終わったフォルダを _保管 へ移す
• 削除はしない（消す判断は重いので、移すだけにする）

アンダースコアで始めると一覧の先頭か末尾にまとまるので、目に入りにくくなります。消さずに視界から外すのが要点です。

これを年1回やるだけで、現役の場所に残るものが劇的に減ります。年1回なら続きます。月1回にすると続きません。

---

過去の分は、直さなくていい

ここがいちばん大事かもしれません。

「まず全部整理してから新ルールを始めましょう」とすると、整理が終わらないので永遠に始まりません。

やり方は逆です。

1. 今日からの新規ファイルだけ、新ルールで置く
2. 過去のものは触らない。_旧 フォルダにまとめて放り込んで、そのまま置いておく
3. 過去のものを使うときが来たら、そのときだけ新ルールの場所へ移す

半年もすれば、現役で使うものはほぼ新ルール側に移っています。使われないものは、整理する価値もありません。

決めたルールは、フォルダの中に置く

最後にひとつ。ルールは、メールで周知しても3日で忘れられます。

共有フォルダの一番上に 00_フォルダの使い方.txt を置いて、そこに3行だけ書いてください。長いマニュアルは読まれませんが、迷ったときにその場にあるメモは読まれます。

1. 業務 → 年度 の順。4階層まで。「共有」「その他」フォルダは作らない
2. ファイル名は 2026-04-15_内容_v2 の形。「最新版」は使わない
3. 終わったものは年度末に _保管 へ移す（消さない）

まとめ

• 散らかるのは置き場所が決まっていないから。整理ではなくルールを決める
• ルールは3つまで。業務→年度の4階層／日付先頭のファイル名／年度末に _保管 へ移す
• 「共有」「その他」「一時」フォルダを作らない
• 過去の分は直さない。今日からの新規だけ新ルールで置く
• ルールはフォルダの一番上に置く

ここまでやってから、検索なりAIなりを乗せると効きます。順番を逆にすると、散らかったものをそのまま賢く探すことになって、期待した結果になりません（社内問い合わせをCopilotに任せる前に、SharePointの中身でやることがある に書きました）。