アンケートや申込みの集計を、毎回手でやらないために

社内研修の出欠、健康診断の日程希望、防災用品の希望調査、忘年会の出欠。

年に何度も来る「集めて数える」作業は、設問の作り方でほとんど決まります。集計に時間がかかっているなら、原因はたいてい集計側ではなく設問側です。

集計が終わらない設問の作り方

まず、時間を食う典型です。

• 自由記入が多い。「ご希望の日程をご記入ください」→「11/5の午後」「11月5日15時〜」「来週水曜」が並ぶ
• 選択肢に「その他」があり、そこに本命が集まる
• 1問に2つのことを聞いている。「参加しますか（参加する場合は希望日も）」
• 氏名と所属を手入力させている。表記ゆれが起き、名寄せが要る

これを集めると、回答をExcelに貼ってから、人が読んで整えることになります。それが集計時間の正体です。

集計しなくていい設問の作り方

やることは3つです。

1. 答えを選ばせる

日程も、部署も、区分も、選択肢にします。自由記入は「備考」だけにして、集計には使わない前提にします。

「選択肢に入らない答えがあったら」と心配になりますが、その他が3割を超えたら選択肢の設計が現実と合っていないだけです。その場合は選択肢を直します。

2. 1問1事にする

「参加しますか（希望日も）」を分けます。

• Q1 参加しますか（する／しない）
• Q2 希望日（Q1で「する」を選んだときだけ表示）

答えによって次の設問を変えるのは、紙にはできて画面にできないことではなく、画面のほうが得意なことです。紙のレイアウトをそのまま写さないほうがいい理由のひとつです（紙の申請書をやめるとき）。

3. 分かる情報は聞かない

社内向けなら、氏名・所属・メールアドレスはログイン情報から取れます。Microsoft Forms なら、社内限定の設定にすれば回答者の情報が自動で記録されます。

聞かないだけで、表記ゆれの名寄せ作業がまるごと消えます。入力欄が3割減るのは、たいていここです。

集めたあとを自動にする

設問が整っていれば、あとは素直に自動化できます。追加費用なしの範囲で組めます。

• 回答が来たら、自動で一覧に追加（Formsの回答はExcelに溜まります）
• 未回答者を拾って、本人にだけ催促（日報が集まらない と同じで、全員一斉にしないこと）
• 締切が来たら、集計結果を担当者にメールで送る
• 申込みの受付なら、上限に達したら締め切る（これは要件次第で少し作り込みが要ります）

このうち、いちばん効くのは未回答者への催促です。回収率を上げる作業がまるごと消えます。手でやると、名簿と回答を突き合わせる時間が毎回かかります。

毎年やるものは、テンプレートにする

年に1回のものほど、毎回ゼロから作り直されています。

• フォームは複製して日付だけ変える（Forms は複製できます）
• 選択肢の中身（部署一覧など）は、1か所にまとめて持つ
• 前年の回答を残しておいて、前年比が見られるようにする

「去年どうだったか」が見られると、設問を改善できます。改善されると、翌年はさらに楽になります。

紙で集めているものが混ざる場合

現場に端末がない、高齢の方が多い、といった事情で紙が残ることはあります。

そのときは、紙を無くそうとしないでください。

• 紙で出てきたものは、担当者が代理で入力する
• 代理入力できる経路を最初から用意しておく
• 集計は、紙も電子も同じ表に入るので変わらない

代理入力が面倒になった部署から、自然に電子に移ります。強制すると全体が止まります。

まとめ

• 集計に時間がかかる原因は、集計ではなく設問
• 答えを選ばせる。自由記入は備考だけ。「その他」が3割超えたら選択肢を直す
• 1問1事。答えによって次の設問を出し分ける
• 分かる情報は聞かない。氏名・所属はログイン情報から取る
• 自動化でいちばん効くのは未回答者への催促。全員一斉にしない
• 毎年のものは複製して使い回す。前年の回答を残す
• 紙が混ざるなら、代理入力の経路を用意する。無くそうとしない

「うちのこのアンケート、どう作り直すか」を一緒に見ることもできます。今の設問がそのまま見られると、話が早いです。