Excelの転記作業を自動化する前に、決めておきたい5つのこと

「毎月、このExcelからあのExcelに数字を写しているんです。これ、自動化できませんか」

いちばんよく来る相談です。そして、いちばん作り直しになりやすい相談でもあります。

理由ははっきりしていて、転記そのものは自動化できても、転記の前後にくっついている判断は自動化できないからです。そこを見ないまま作ると、動くけれど誰も使わないものができあがります。

作りはじめる前に決めておくと後が楽になることを、5つに絞って書きます。順番にも意味があります。

その作業は、本当にただの転記か

まず疑うのはここです。

「A表の数字をB表に写すだけ」と言われて実際に横で見せてもらうと、写す前にひと呼吸置いている場面がたいてい出てきます。

• 明らかにおかしい数字は、担当者に電話して直してもらってから写している
• 前月と比べて桁が違うものは、いったん保留にしている
• 部署名の表記ゆれ（「営業部」と「営業本部」）を、頭のなかで揃えている

これらは全部仕様です。本人は作業だと思っていないので、聞かないと出てきません。

やり方としては、実際の作業を1回だけ横で見せてもらうのがいちばん早いです。画面共有でも構いません。「今、何を見ましたか」と止めながら聞いていくと、手が止まった場所がそのまま仕様になります。

入力元の表の形を、先に固定する

Excelの表には、人が読むための表と機械が読むための表の2種類があります。

人が読むための表は、こうなっています。

• 見出しが2行になっている（上段に「4月」、下段に「予算／実績」）
• セルが結合されている
• 見やすさのために空行が挟まっている
• 数値のセルに「1,200 千円」のように単位が入っている
• 表の下に注釈が書いてある

これを自動で読ませようとすると、途端に難しくなります。読めないわけではないのですが、列が1つずれただけで壊れる作りになり、壊れたときに直せる人がいなくなります。

機械が読むための表は、こうです。

1行1件。結合なし。空行なし。単位は列名か別列に持つ。見た目は素っ気ないですが、これがあると自動化は一気に簡単になります。

現実的な進め方は、人が読む表を消さずに、機械が読む表を裏に1枚足すことです。見た目の表は今までどおり残して、そこから数式で裏のシートを作る。入力する人の習慣を変えずに済むので、抵抗がいちばん少ない方法です。

例外が何件あるかを、数えてから作る

「基本はこのルールなんですけど、たまに例外があって」の「たまに」を、必ず数字にしてください。

月100件のうち、

• 例外が3件なら、例外は人がやる前提で作ったほうが安い。97件が自動になれば十分です
• 例外が30件なら、それはもう例外ではなくルールが2本あるということ。2本目のルールを聞き出す必要があります

数えずに「例外も含めて全部きれいに」と作ると、分岐だらけの、本人以外がさわれないものになります。そして半年後に業務が変わったとき、直せずに手作業へ戻ります。

全部を自動化しないと価値がない、ということはありません。 むしろ8割で止めておくほうが、長く使われます。

失敗したときにどうなるかを、先に決める

自動化が本番で困るのは、うまくいかないときではなく、うまくいかなかったことに誰も気づかないときです。

決めておくのは、この3つで足ります。

1. 途中で止まったら、誰に何が届くか。 メールなのかTeamsなのか。宛先が「システム管理者」だと誰も見ないので、業務の担当者本人に届くようにします
2. 二重に動いてしまったらどうなるか。 同じ月の数字が2回書かれると壊れるのか、上書きされるだけなのか。上書きで済む作りにできるなら、そのほうが事故が軽くなります
3. 止まっているあいだ、業務はどうするか。 手作業に戻せるなら、その手順を1ページ書いておく。戻せない作りにしてしまうと、止まった瞬間に業務ごと止まります

これはツールの話ではなく、決めごとの話です。Power Automate でも、他の方法でも、必要なことは変わりません。

誰が直すのかを、作る前に決める

最後がいちばん大事だと思っています。

業務のルールは変わります。部署が増える、様式が変わる、締め日がずれる。そのたびに直す必要が出てきます。そのとき誰が直すのかを決めないまま作ったものは、作った人がいなくなった時点で止まります。

「担当の方が自分で直す」を選ぶなら、作り方が変わります。

• 変数やフローの名前を日本語にする（変数1 ではなく 対象年月）
• 各ステップに1行、なぜそうしているかのコメントを残す
• 手順書は分厚いマニュアルではなく、1ページ。「どこを開いて、どこを直すか」だけ
• 作る過程を画面共有で見てもらう。完成品を渡すより、途中を見せるほうが直せるようになります

逆に「直すのは外部に頼む」と決めるなら、それで構いません。決まってさえいれば、そのぶん凝った作りにできます。まずいのは、決めないまま「なんとなく現場でお願いします」になることです。

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まとめ

作りはじめる前に決めることを、もう一度並べます。

1. その作業に混ざっている判断を洗い出したか
2. 入力元の表を、機械が読める形にできるか
3. 例外は何件か。人がやる分をどこで線引きするか
4. 止まったとき、誰に通知が届くか。手作業に戻せるか
5. これから先、誰が直すのか

この5つが埋まっていれば、作るもの自体は驚くほど単純になります。逆に埋まっていない状態で作りはじめると、機能は増えるのに使われないものができます。

埋めるためのシートを資料室に置いてあります。登録は要りません。埋めてみて手が止まったら、その状態のまま相談してもらえれば、並べ替えるところからご一緒します。