現場の写真が、個人のスマホに散らばっている

• 現場の写真を、個人のLINEやメールで送ってもらっている
• 受け取った写真を、事務所で報告書に1枚ずつ貼っている
• どの現場のどの日の写真か、あとから分からなくなる
• 退職した人のスマホに、必要な写真が残っていた

写真そのものが問題なのではなく、撮ったあとの行き先が決まっていないのが原因です。行き先を先に決めると、貼り直す作業がまるごと消えます。

何がいちばん時間を食っているか

たいていこの順です。

1. 送られた写真を、どの案件のものか特定する（いちばん重い）
2. 報告書に貼る、サイズを整える
3. 撮り忘れを見つけて、撮り直しを頼む

1番が重いのは、写真に情報が付いていないからです。「現場の写真です」とだけ送られてくると、受け取った側が推測することになります。

撮る時点で、案件と結びつける

やることは1つです。写真を送るのではなく、案件を選んでから撮る。

いちばん簡単な形（今週できる）

Microsoft Forms で足ります。

1. フォームを作る
2. 質問1：案件を選んでください（選択肢、またはコード入力）
3. 質問2：作業種別（選択肢）
4. 質問3：写真をアップロード（ファイルアップロード。複数可）
5. 質問4：メモ（任意）

現場の人は、スマホでリンクを開いて、選んで、撮って、送信するだけです。回答は自動で OneDrive / SharePoint にたまり、Excelの一覧にファイル名が入ります。

これだけで、「どの案件か特定する」作業がゼロになります。

もう一段やるなら（Power Apps）

件数が多い、オフラインで使いたい、撮り忘れを防ぎたい場合は Power Apps にします。できるようになるのは次です。

• 撮る項目をチェックリストで出す（着工前／施工中／完了、の3枚が必須）
• 全部撮るまで送信できないようにする
• 電波が無い場所で撮って、戻ってから送信する
• 位置情報と撮影時刻を自動で付ける

撮り忘れが問題になっているなら、これは効きます。戻ってから「あの写真が無い」と分かると、もう一度行くことになります。

ただし、まずは Forms で回してみてください。現場が写真を送る習慣を作るほうが先です。

ファイル名と置き場所を決める

自動で付く名前（IMG_2841.jpg）のままだと、あとで探せません。

案件番号_日付_区分_連番.jpg
A2026-0142_20260829_完了_01.jpg

Forms や Power Apps から保存するときに、この名前を自動で付けるようにします。手で付けさせないでください。続きません。

置き場所は、案件ごとのフォルダにします。

案件/
  A2026-0142_サクラ様邸/
    写真/
    書類/

日付ごとや、撮った人ごとに分けないでください。探すときの単位は、ほぼ案件です。

報告書に貼る作業をなくす

写真が案件ごとに整理されていれば、次の段階に進めます。

• Word の差し込みで、写真付きの報告書を自動生成する
• Power Automate で、フォームの回答から報告書のファイルを作る
• あるいは、報告書を作るのをやめて、一覧のリンクを渡す

3番目が可能なら、いちばん手間が減ります。「報告書という体裁が必要なのか」を一度確認してみてください。社内向けなら、一覧で足りることがあります。社外提出用は体裁が要るので、そちらだけ自動生成にします。

個人のスマホの写真をどうするか

これは決めておく必要があります。

• 業務で撮った写真は、会社のものです。個人の端末に残し続けない
• 送信したら端末から消す、というルールにする（またはアプリ側で自動削除）
• 退職時に、端末の中を確認する手順を決めておく

言いにくい話ですが、決めておかないと、退職者のスマホの中にしか無い写真という事故が起きます。1行のルールで防げます。

会社が業務用スマホを貸与しているなら、話はもっと簡単です。私物を使ってもらうなら、上のルールを最初に説明してください。あとから言うと角が立ちます。

容量に注意

写真は重いです。1枚3〜5MB、年間で数万枚になると、数百GBになります。

• 保存時にサイズを落とす（長辺1600ピクセル程度で、報告書には十分）
• 年度ごとに、古い年度は保管用の置き場へ移す
• SharePointの容量制限を確認しておく

最初に決めておかないと、2年目に容量の話で慌てます。

まとめ

• 問題は写真ではなく、撮ったあとの行き先が決まっていないこと
• いちばん重いのはどの案件か特定する作業
• Forms で、案件を選んでから撮ってもらう。これだけで特定作業が消える
• リンクはQRコードにして貼る
• 撮り忘れが問題なら Power Apps でチェックリスト化。ただしForms が先
• ファイル名は自動で付ける。手で付けさせない
• 置き場所は案件ごと。日付や人で分けない
• 報告書は自動生成、あるいは社内向けなら一覧で足りないか確認する
• 個人の端末に残さないルールを先に決める
• 保存時にサイズを落とす。容量は2年目に効いてくる

まずフォームを1つ作って、1つの現場で試してみてください。作るのに30分もかかりません。