業務フロー図は、書くべきか書かなくていいか

業務改善の相談で、初期に必ず出る話です。

「まず現状の業務フロー図を書きましょう」

正しいのですが、書き方を間違えると1週間かけて誰も見ない図ができます。そして、そこで力尽きて改善そのものが止まります。

私の立場をはっきり書くと、多くの場合、図は要りません。ただし要る場面もあります。線引きの話をします。

要らない場合

こういうときは、書かずに進めたほうが速いです。

• 関係者が3人以下。頭の中で全員が分かっている
• 作業が1つの部署で完結している
• すでに手順書がある（図にし直す意味は薄い）
• 変えたいのが作業1つ（月次集計だけ、承認だけ）

このときに必要なのは図ではなく、「何を入力に取って、何を出すか」の1行です。

各部の月次報告Excel（12ファイル）
 → 1枚に集計 → 部長へメール（毎月5営業日目）

これで足ります。図にすると、四角と矢印を並べる時間のほうが長くなります。

要る場合

逆に、こういうときは書いたほうがいいです。

1. 部署をまたぐとき「総務は経理に渡していると思っていたが、実は営業事務が間に入っていた」——これは図にしないと出てきません。誰から誰へ渡るかが論点になった時点で、図の出番です。

2. 同じ情報が何度も入力されているのを示したいとき同じ数字を3回入力している、というのは図にすると一目で伝わります。言葉で説明しても「そんなものだろう」で流されますが、図で見ると「これはおかしい」となります。説得の道具として強い。

3. 承認や分岐が複雑なとき「10万円以上は部長、ただし消耗品は除く、ただし年度末は…」。これは文章にすると読めません。

4. 相手に見積りを取ってもらうとき外に依頼するなら、図があると精度が上がります。ただし、図がなくても 開発依頼まとめシート の項目が埋まっていれば足りることが多いです。

書くと決めたときの、最小の書き方

要ると判断したら、次はどこまで書くかです。きれいに書かないことを最初に決めてください。

記号は3つだけ

• 四角：作業（誰が、何をする）
• ひし形：分岐（承認する／しない）
• 矢印：流れ

正式な記法（BPMN など）を覚える必要はありません。社内の人が読めればいいので、記号は少ないほど良いです。

縦に部署を並べる

左に部署の列を作って、その部署がやることを横に並べます。いわゆるスイムレーンです。これだけで「誰から誰へ渡るか」が見えます。

「例外」は図に描かない

いちばん大事なところです。例外を図に入れ始めると、図が読めなくなります。

例外は図の横に箇条書きで書きます。

※ A社だけ様式が違う（総務で直してから流す）
※ 月末が土日のときは前倒し
※ 部長不在時は次長が代理承認

図は主流だけ。例外は文字。この分け方をすると、両方が読めるようになります。

道具は何でもいい

専用ツールは要りません。PowerPoint でも、紙に手書きして写真を撮るのでも構いません。

むしろ手書きのほうがいいことがあります。きれいに描けないので、細かいところを描き込もうとしなくなるからです。

現状の図と、あるべき姿の図

もうひとつ、よくある落とし穴です。

「現状（As-Is）を書いて、あるべき姿（To-Be）を書きましょう」——これも正しいのですが、現状の図に完璧を求めると、そこで終わります。

現実的なのは、

1. 現状を、30分で、粗く書く（完璧にしない）
2. その場で「ここが二度手間」「ここで止まる」に印を付ける
3. 印の付いたところだけ、あるべき姿を書く

全体のあるべき姿は書かなくていいです。変えるところだけ描く。全体を描くと、変えない部分を描く時間のほうが長くなります。

図を書いたあとに、必ずやること

書いて満足して終わるのが最大の失敗なので、これだけは決めておいてください。

• その図を見て、次に何をするかを1つ決める
• 決めたことを、その場でカレンダーに入れる
• 図は捨てない。変えたら直す（直さない図は、半年で嘘になります）

図は成果物ではなく、話をするための道具です。話が済んだら、役目は終わっているくらいの気持ちで書くほうが、うまくいきます。

まとめ

• 3人以下・1部署で完結・変えたいのが作業1つ なら、図は要らない。1行で足りる
• 要るのは、部署をまたぐ・二度手間を見せたい・分岐が複雑・外に見積りを頼むとき
• 記号は四角・ひし形・矢印の3つ。部署を縦に並べる
• 例外は図に描かず、横に箇条書き。20個を超えたら図を分ける
• 現状は30分で粗く。あるべき姿は変えるところだけ
• 書いたら次にやることを1つ決めて、カレンダーに入れる

「うちは図が要る状態か」を判断するところからでも構いません。関係する部署の数と、変えたい作業の範囲が分かれば、その場で答えられます。