Word・Excelのひな形が人によって違う

• 議事録、報告書、見積書、稟議書。同じ書類なのに、人によって様式が違う
• 「最新のひな形どこですか」と週に何度か聞かれる
• 誰かが自分用に改造したものが出回っている
• ロゴが古いまま、部署名が古いまま使われている

原因は、ひな形が「ファイル」として配られていることです。配った瞬間に、それぞれの手元でコピーが増えて、元と切り離されます。

やることは3つ

1. 置き場所を1か所にする（そして、そこ以外に置かない）

• 全社のひな形は1か所（SharePointの「全社-規程と様式」のようなサイト）
• 部署専用のひな形は、その部署のサイト
• 共有フォルダの各所に散らばっているコピーを消す（消せないなら _旧 に移す）

置き場所を作るだけでは足りません。古いコピーを回収するところまでやらないと、そちらが使われ続けます。

2. 更新できる人を決める

これがいちばん効きます。置き場所より重要です。

• ひな形ごとに、更新できる人を1人（か2人）決める
• それ以外の人は閲覧のみ（コピーして使うことはできる）
• 権限で設定する。「勝手に直さないでください」というお願いでは守られません

書き込み権限を持っている人が多いほど、ひな形は崩れます。閲覧のみにするだけで、意図しない改変はほぼ止まります。

3. 「使う」と「直す」を分ける

ひな形を開いて上書き保存してしまう事故は、必ず起きます。

対処は2つあります。

• テンプレート形式で保存する（Wordなら .dotx、Excelなら .xltx）。開くとコピーが作られるので、元が上書きされません
• あるいは、SharePointのライブラリでテンプレートとして登録しておく（「新規」から選べるようになります）

前者は今日からできます。.docx を .dotx にするだけで、事故が減ります。

ひな形そのものを軽くする

置き場所と権限を整えたら、中身も見直す価値があります。

空欄が多すぎませんか

「必要に応じて記入」の欄が10個あると、書く人は毎回悩みます。使われていない欄は消す。判断は簡単で、過去1年分の実物を5件見て、埋まっていない欄は消す。

説明を中に書く

ひな形の中に、グレーの文字で書き方の例を入れておく。別ファイルの記入要領は読まれませんが、その場にある例は読まれます。

種類を減らせないか

「A部の報告書」「B部の報告書」が中身ほぼ同じなら、1つにできます。ただし、これは揃えないと困るものかを先に判断してください（拠点ごとにやり方が違う。揃えるところと、揃えないところ）。様式より、項目の定義が揃っているかのほうが重要です。

見つけやすくする

置き場所を1つにしても、探せなければ同じです。

• ファイル名を、探す人が使う言葉にする（「稟議書（10万円以上）」のように、条件まで入れる）
• 一覧の先頭に、よく使うものだけ5つをピン留めする
• 各ひな形に、いつ更新したかを書いておく（「2026年4月版」）

「最新版」という名前は使わない。次の版が出た瞬間に嘘になります（共有フォルダの「どこに置いたか分からない」は、ルール3つで止まる）。

改造されたものが出回っている場合

これは、たいてい元のひな形が使いにくいという信号です。

頭ごなしに止めるより、こう聞いてください。

なぜ直したんですか。

• 「毎回この欄を消していたから」→ 元から消す
• 「この計算を毎回手でやっていたから」→ 元に数式を入れる
• 「印刷すると2ページになるから」→ 元の余白と行高を直す

改造した人は、いちばん使い込んでいる人です。その改造を取り込んで元を良くすると、その人が味方になります。禁止すると、隠れて使い続けられます。

まとめ

• 原因は、ひな形がファイルとして配られていること
• 置き場所を1か所に。そして散らばった古いコピーを回収する
• 更新できる人を決めて、他は閲覧のみ。お願いではなく権限で
• .dotx / .xltx にするだけで、上書き事故が減る
• 空欄が多すぎないか。過去1年の実物を5件見て、埋まっていない欄は消す
• 書き方の例はひな形の中に書く。別ファイルの記入要領は読まれない
• ファイル名は探す人の言葉で。「最新版」は使わず、版の日付を入れる
• 改造されているなら、なぜ直したかを聞いて、元に取り込む

どのひな形から手をつけるかは、「よく聞かれる順」で決めるのが確実です。数えるところからでも構いません。