IT予算を、どう決めればいいか分からない

• IT予算を、前年並みの数字で出している
• 足りなくなったら、都度お願いして通してもらっている
• 「うちのIT費用は多いのか少ないのか」が分からない
• 急にPCが壊れたときに、予算が無くて先送りになる

前年並みで出す形の問題は、予算の話ができないことです。中身が分かれていないので、増やす根拠も、減らす判断もできません。

分けて出すだけで、話が通りやすくなります。

3つに分けて出す

この3つを混ぜて1本の数字で出すから、話が「多い・少ない」で終わります。

分けて出すと、こう言えます。

維持が◯◯円で、これは契約上動かせません。更新が◯◯円で、来年サポートが切れる端末が15台あります。改善の枠として◯◯円をお願いしたいのですが、優先順位はこの順です。

これなら、削るとしたらどこかを、決める側が判断できます。

維持：まず一覧を作る

前年並みが続く原因は、何に払っているかの一覧が無いことです。

• ライセンス・サブスクリプション（更新月と年額）
• 通信費（回線、モバイル）
• 保守契約（何をしてもらっているか、年に何件対応があったか）
• リース（終了時期）

台帳を作ると、使っていないのに払い続けているものが必ず出てきます（契約しているサービスが把握できていない）。

「割当済 < 契約数」になっているライセンスを探してください。ここが最初に削れるところです。

資料室にIT資産台帳を置いてあります。ライセンスのシートに更新月の列があるので、更新の1か月前に見直す運用ができます。

更新：時期が決まっているので、先に出せる

これがいちばん通しやすい予算です。「いつ・何台・いくら」が計算で出るからです。

台帳に購入日が入っていれば、次のように出せます。

2027年度に更新が必要な端末：15台
  内訳：購入から5年経過 12台／サポート期限切れ 3台
  1台あたり15万円 × 15台 ＝ 225万円
  ※ 分割するなら、期限切れの3台を先に

分割案を一緒に出すのが大事です。全部通らなくても、危ないものから通ります（サポートが切れたPCが社内に残っている）。

更新の周期を決めておく

「壊れたら替える」は、いちばん高くつきます。壊れるのは繁忙期で、急いで買うと選べず、その間業務が止まります。

4〜5年で入れ替えると決めて、毎年その台数分を予算に入れる。台数が平準化されるので、単年度の負担が読めるようになります。

改善：金額ではなく、優先順位で出す

ここは「いくら欲しいか」ではなく、「この順番でやりたい」を出してください。

1. 請求書作成の自動化        60万円  年90万円の削減見込み
2. 申請の電子化              40万円  承認の待ち日数 5.2日→2日
3. ダッシュボードの整備      30万円  月次報告の作成時間 3日→半日

上から順に、通った分だけやりますという出し方にすると、満額でなくても動けます。

「全部で130万円ください」だと、減らされたときに何をやめるかを、また相談することになります。

「うちは多いのか少ないのか」

比較の目安が欲しくなりますが、業種と規模で大きく変わるので、外の平均値はあまり当てになりません。

自社の中で見るほうが確実です。

• 維持費が、前年より増えていないか（増えているなら、何が増えたか）
• 更新の先送りが積み上がっていないか（サポート切れの台数）
• 改善に使えた金額が、3年で減っていないか

3つ目が減り続けているなら、維持費に押し出されているということです。そこが分かると、契約の見直しに手をつける理由ができます。

突発への備え

予算が無くて先送りになる、を防ぐ方法は2つです。

• 予備費を維持の中に少額入れておく（故障の交換用に、PCを1〜2台先に買って予備として置く）
• 緊急時の決裁ルートを決めておく（金額いくらまでなら、誰の判断で買えるか）

2番目は費用がかかりません。「10万円までは情シス責任者の判断で購入可」と決めておくだけで、業務が止まる時間が短くなります。

出すタイミング

予算の話は、期の終わりに慌てて出すと通りません。

• 更新の一覧は、2〜3か月前に出す（台帳があれば作業は1時間）
• 改善の優先順位は、現場から要望が出た時点で書き溜めておく

書き溜めておく場所を1つ作ってください。要望が来るたびに1行足すだけです。予算の時期には、それを並べ替えるだけで済みます。

まとめ

• 前年並みで出すと、増やす根拠も減らす判断もできない
• 維持／更新／改善の3つに分ける
• 維持は一覧を作る。使っていないライセンスが必ず出る
• 更新は時期が決まっているので通しやすい。分割案を一緒に出す
• 4〜5年の更新周期を決めると、単年度の負担が読める
• 改善は金額ではなく優先順位で出す。通った分だけやる形に
• 検証枠を少額確保すると、都度お願いする回数が減る
• 外の平均より、自社の3年の推移を見る
• 緊急時の決裁ルートを決めておく（費用ゼロで効く）
• 要望は来た時点で1行書き溜める

まずライセンスの一覧を作ってみてください。1時間で、たいてい削れるものが見つかります。