システム導入の稟議が通らない

• 必要だと思って稟議を上げたが、差し戻された
• 「本当に必要か」「他と比べたか」と聞かれて、答えに詰まった
• 見積書を添付しただけで出したら、説明を求められた
• そもそも、何を書けば通るのか分からない

稟議が通らないのは、金額が高いからではありません。決める人が判断できる材料が入っていないからです。判断できないものは、保留になります。

決める人が見ているのは3つだけ

役員が稟議を見るときに気にしているのは、ほぼこれだけです。

1. これを買わないと、何が起きるのか
2. 他の選択肢と比べたのか
3. 失敗したとき、いくら損して、どう畳むのか

技術の説明は求められていません。この3つが書いてあれば、たいてい通ります。

1. 「買わないと何が起きるか」を数字にする

「業務が効率化されます」は通りません。今いくらかかっているかを出してください。

書き方

現状：請求書の作成に、経理2名で月40時間
      時給2,500円換算で、年間 120万円

導入後：月10時間（見込み）
      年間 30万円。差額は年 90万円

時給換算に厳密さは要りません。「これくらいの規模の話です」が伝わればいいからです。むしろ細かすぎると、その数字の議論になって本題が進みません。

金額にならないものは、件数と日数で

すべてが金額に落ちるわけではありません。その場合は次を使います。

• ミスの件数（月◯件の入力ミス、うち◯件が取引先に迷惑をかけた）
• 待ち時間（申請から承認まで平均5.2日）
• 止まったときの影響（受注が止まると1日◯万円）

3番目は効きます。リスクの話は、投資の話より通りやすいからです。

2. 比較した形跡を残す

1社の見積だけで出すと、まず差し戻されます。「他と比べたのか」という質問が来るからです。

比較の表を1つ入れてください。3案で足ります。

案Aに「今のまま」を必ず入れてください。これがあると、「何もしない」という選択肢もちゃんと検討したことが伝わります。入っていないと、結論ありきに見えます。

3年で見るのがおすすめです。1年だと初期費用が重く見え、5年だと現実味がなくなります。

3. やめるときの話を書く

ここが抜けている稟議が多いです。決める人がいちばん怖いのは、失敗したときに引き返せないことです。

書くのは3行で足ります。

・契約は年単位。合わなければ1年で解約できる
・データはCSVで取り出せる
・止めた場合、元のExcelの運用に戻せる（手順は残す）

引き返せると分かると、決裁は驚くほど楽になります。逆に、5年契約で違約金があり、データが取り出せない、という条件だと、金額が小さくても慎重になります。

稟議書に入れる項目

型は決まっています。A4で1〜2枚。

1. 件名（何を、いくらで）
2. 現状と困っていること（数字で）
3. 導入するもの（1〜2行。製品名と何をするものか）
4. 費用（初期／年間／3年総額）
5. 効果（金額、または件数・日数）
6. 比較検討（3案の表）
7. リスクと、やめるときの手順
8. スケジュール（いつ決めて、いつ始めて、いつ効果が出るか）
9. 添付（見積書、資料）

長く書かないでください。2枚を超えると読まれません。詳細は添付に回します。

下書き用のひな形を資料室に置いてあります。埋めれば形になります。

通らなかったときに聞くこと

差し戻されたら、何が足りなかったのかを必ず聞いてください。「もう少し検討して」で終わらせると、次も同じ結果になります。

たいてい次のどれかです。

• 数字が信用されていない → 実測した経緯を書く
• 今じゃなくてもいい → なぜ今なのかを足す（法令の期限、保守切れ、繁忙期前）
• 誰が使うのか見えない → 使う部署の同意を先に取る
• 情シスだけの話に見える → 現場の人の言葉を1つ入れる

最後の1つが効きます。「経理の◯◯さんが、月末に2日残業している」という具体的な事実が1行あるだけで、話の伝わり方が変わります。

補助金を理由にしない

「補助金が使えるうちに」を主な理由にすると、補助金が取れなかったときに全部止まります。

補助金は「あれば助かるもの」として、本文の下のほうに1行書く程度にしてください。その仕組みが必要かどうかは、補助金と関係なく決まる話です（補助金が使えるうちに何か入れたい）。

まとめ

• 通らないのは金額ではなく、判断できる材料が無いから
• 決める人が見るのは買わないと何が起きるか／比較／やめ方の3つ
• 効果は金額に換算する。厳密さより規模感
• 金額にならないなら、ミスの件数・待ち日数・止まったときの影響
• 数字が無いなら、1か月だけ実測する
• 比較表に「今のまま」を必ず入れる。3年で見る
• やめ方を3行書く。引き返せると分かると決裁は通る
• 小さく始める案を出す
• 稟議書はA4で1〜2枚。長いと読まれない
• 差し戻されたら、何が足りなかったかを聞く
• 現場の人の具体的な言葉を1行入れる
• 補助金を主な理由にしない

まず、今かかっている時間を1か月だけ数えてください。それが揃えば、稟議はほぼ書けます。