「業務改善の効果」を、盛らずに数字にする

自動化やアプリを作ったあと、必ず聞かれます。

「で、どのくらい効果が出たの？」

ここで困る人が多いです。そして困った結果、大きめの数字を出してしまうことがあります。「年間480時間削減」のような。

これは、その場は乗り切れますが、次の年に効いてきます。

• 「じゃあ人を減らせるね」と言われる（実際には減らせない）
• 翌年も同じ規模の効果を求められる
• 数字の根拠を聞かれて答えられない

盛らないほうが、長く続きます。測り方の話をします。

何を測るか：3種類ある

効果は1種類ではありません。分けて考えると書きやすくなります。

1. 減った時間いちばん分かりやすいですが、いちばん誤解されます（後述）。

2. 減ったミス・手戻り「転記ミスによる差し戻しが月5件から0件になった」。件数で言えるので、時間より正確です。そして、この効果のほうが現場には響きます。

3. 見えるようになったこと「どこで止まっているか分かるようになった」「未提出者が一覧で見えるようになった」。数字にしにくいですが、実際にはこれがいちばん価値があることも多い。

報告では、3つを分けて書く。時間だけを書くと、時間の話だけになります。

減った時間の測り方

やり方はこうです。

作る前に測る。これを飛ばすと、後から推測になります。

• 対象の作業を、1回だけストップウォッチで測る（1回で十分。精度より、測ったという事実が大事）
• 月に何回やるかを数える
• 掛けて、月あたりの時間を出す

作ったあとに、もう一度同じように測る。

これだけです。「だいたい」で構いません。大事なのは、前後で同じ測り方をしていることです。

減った時間を、お金に換算するかどうか

「時給換算すると年間◯◯万円」と書きたくなりますが、慎重にしたほうがいいです。

理由は単純で、削減した時間は、そのままお金にはならないからです。

• その人が辞めるわけではないので、人件費は減らない
• 空いた時間は、たいてい別の仕事で埋まる
• 「じゃあその分、人を減らせるね」という話につながりやすい

正直に書くなら、こうです。

月14時間の作業が月2時間になりました。空いた12時間は、これまで手が回っていなかった〇〇に充てています。

「何に使ったか」まで書くのが、いちばん誠実で、いちばん次につながります。空いた時間の使い道が書けないなら、そもそも効果として弱い、ということでもあります。

効果が出なかったときの書き方

出ないこともあります。そのときこそ、正直に書く価値があります。

• なぜ出なかったか（想定より例外が多かった／使われなかった／別のところがボトルネックだった）
• 分かったこと（次に何を変えるべきか）
• 止めるか、続けるか

「効果が出ませんでした。原因は、月100件のうち例外が30件あり、結局そこは手作業のままだったことです。例外の扱いを先に決めていれば防げました」——こう書ける人は、次を任されます。

隠して次の年に同じことをやるほうが、はるかに損です。

測るのに時間をかけすぎない

最後に、これも大事です。

厳密に測ろうとすると、測ること自体が仕事になります。

• 全員に作業時間を毎日記録してもらう → 続かないし、記録の手間で嫌われる
• システムのログを分析する → 分析に時間がかかるうえ、「開いた回数」と「楽になったか」は別

現実的なのは、

• 対象の作業について、代表的な1人に、前後で1回ずつ聞く
• 「体感でどのくらい楽になりましたか」を言葉で聞いて、そのまま引用する

2つめは数字ではありませんが、報告のときにいちばん効きます。「〇〇部の△△さんは『月末に定時で帰れるようになった』と言っています」——これは、480時間という数字より説得力があります。

報告の書き方（1枚）

まとめると、こういう形になります。

■ 何をしたか
　各部から届く月次報告Excelの集計を自動化した（Power Automate）

■ 減った時間
　前：1回90分 × 月12回 = 月18時間
　後：1回15分 × 月12回 = 月3時間
　→ 月15時間。空いた時間は、これまで後回しだった〇〇に充てている

■ 減ったミス
　転記ミスによる差し戻しが月4〜5件 → 0件

■ 見えるようになったこと
　未提出の部署がその日のうちに分かるようになった

■ うまくいかなかったこと
　様式が違う2部署は自動化できず、手作業のまま（全体の15%）

■ 次にやること
　様式を揃えるところから。〇月までに各部と調整する

「うまくいかなかったこと」の欄を、最初から用意しておくのがコツです。欄があると書けます。無いと書かなくなります。

まとめ

• 効果は3種類。減った時間／減ったミス／見えるようになったことを分けて書く
• 時間は作る前に1回測る。精度より、前後で同じ測り方をすることが大事
• お金に換算するのは慎重に。削減時間は人件費にはならない
• 空いた時間を何に使ったかまで書く。ここが書けないなら効果として弱い
• 出なかったときはなぜ出なかったかを書く。そう書ける人が次を任される
• 測ることに時間をかけない。代表1人に前後で聞く＋言葉をそのまま引用
• 報告書に「うまくいかなかったこと」の欄を最初から作っておく

作る前に測っておく、という一手間だけ忘れないでください。あとから取り返せない唯一のものです。

測り方を決めるところからご一緒することもできます。作る前にご相談いただけると、そこも含めて設計できます。