業務アプリの見積りが読めないのは、たぶん依頼側の準備が足りていない

「同じ内容で3社に聞いたら、30万・80万・200万と返ってきた。何が違うんですか」

だいたいの場合、業者の差ではなく、各社が想像した中身の差です。

情報が足りない見積りを出すとき、出す側は「たぶんこういうことだろう」で埋めます。慎重な会社は最大値で埋め、強気な会社は最小値で埋めます。3倍違うのは、その差です。

そして困るのは、安いほうを選んだあとで追加費用が出ることです。最初から入っていなかったので、追加は正当です。誰も悪くないのに揉めます。

これを潰すのは、依頼側でできます。5つ決めるだけです。

1. 使う人が何人で、誰か

「社内で使います」だけだと、想像の幅が広すぎます。

• 5人が同じ部署で使う
• 200人が全社で使う
• 社外の取引先も入力する

この3つは、同じ機能でも別物です。人数が増えると権限設計・同時利用・教育が要り、社外が入ると認証とセキュリティの話が乗ります。

人数と、社外の人が触るかどうか。この2つは必ず書いてください。金額のブレがいちばん大きいのがここです。

2. 元のデータが今どこにあるか

• Excel（何ファイル・何行くらいか）
• 紙
• 既存の社内システム（名前と、データを取り出せるかどうか）
• 複数に分かれている

「既存システムとつなぎたい」が入ると、金額は跳ねます。つなげるかどうかを調べる工数が先に発生し、つなげないと分かることもあるからです。

ここで書いておくと効くのは、「つながらなければCSVの受け渡しでも構わない」かどうかです。これが許されるなら、多くの場合ぐっと安くなります。

3. 承認や判断が、いくつ入るか

入力して保存するだけのものと、承認が3段あるものでは、作る量がまるで違います。

書いてほしいのは、

• 承認の段数
• 差し戻しがあるか
• 金額や内容で分岐するか（例：10万円以上は部長も承認）
• 代理承認が要るか（不在時に誰が押すか）

最後の「代理承認」は、見積り段階では出てこないのに、作りはじめると必ず出てくる項目です。先に書いておくと、後出しの追加費用になりません。

4. いつまでに、なぜその日か

「なるべく早く」は情報がゼロです。書くなら理由まで書きます。

• 4月の組織変更に間に合わせたい
• 今の担当者が9月で退職する
• 特に期限はない

理由が書いてあると、間に合わないときに代案が出せます。「全部は無理ですが、入力部分だけなら4月に間に合います」といった提案は、理由を知らないとできません。

期限がないなら「ない」と書いてください。急がせないだけで安くなることがあります。

5. 作ったあと、誰が直すか

これは金額そのものより、作り方を変えます。

• 自分たちで直したい → 分かりやすさ優先。手順書と引き継ぎの時間が要る
• 外部に任せる → 凝った作りにできる。そのかわり毎回費用がかかる

どちらが正しいということはありません。決まっていないことが問題です。決まっていないと、見積りには「保守運用は別途」と書かれ、そのまま曖昧になります。

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逆に、依頼側が書かなくていいこと

ここも大事なので書いておきます。

• 画面のデザイン案（先に固めると、かえって作りにくくなります）
• 使うツールの指定（Power Apps でも kintone でも、目的が達成できればいい。指定すると選択肢が減るだけ）
• 細かい機能の一覧（「こういう機能が欲しい」ではなく「こう困っている」のほうが良い提案が返ってきます）

症状を書いてください。処方は向こうの仕事です。

1枚にまとめたテンプレを置いています

上の5項目を埋めるだけのシートを、資料室に置いています。登録は要りません。

これを埋めて渡すと、どこの会社に頼むにしても見積りの精度が上がります。うち以外に出してもらって構いません。むしろ複数社に同じものを渡してもらったほうが、比較として正しくなります。

まとめ

• 見積りが3倍違うのは、各社が想像で埋めた中身の差
• 依頼側で決めておけるのは5つ。人数と社外の有無／元データの場所／承認の段数／期限とその理由／あとで誰が直すか
• 代理承認・督促・データ移行・印刷・スマホ対応は、後から揉めやすい定番。先に要否を書く
• デザイン案・ツール指定・機能一覧は書かなくていい。症状を書けば足ります

埋めてみて「そもそもこれ、作るべきなんだろうか」となったら、それも含めて相談してください。作らない結論になることもあります。