Power Automate、追加費用なしでどこまでできるか

「自動化はしたいけれど、ライセンスをこれ以上増やす予算がない」

よく聞きます。そして実際のところ、最初の数本は追加費用なしで作れることが多いです。ただし境目の引かれ方が独特で、そこを知らないまま作りはじめると、完成間際に「このコネクタは有料です」と言われて止まります。

境目になるのは、機能でも実行回数でもなく、どのコネクタを使うかです。

追加費用なしで使えるのは「標準コネクタ」の範囲

Microsoft 365 のライセンス（Business Standard や E3 など、Office アプリが使えるプラン）には、Power Automate が含まれています。この範囲で使えるのが標準コネクタと呼ばれるものです。

よく使うところだと、このあたりが標準コネクタです。

• Outlook（メールの送受信をきっかけにする、メールを送る）
• SharePoint（リストへの追加・更新、ドキュメントライブラリのファイル）
• Teams（投稿する、メンションする、承認を流す）
• OneDrive for Business（ファイルの作成・移動）
• Excel Online（テーブルの行を読む・足す）
• Microsoft Forms（回答が送信されたとき）
• Planner、To Do、承認（Approvals）

この組み合わせだけで、社内の困りごとのかなりの部分が届きます。 実際に多いのはこういうものです。

• Forms で申請を受けて、SharePoint リストに溜めて、担当者に Teams で通知する
• 毎月1日に、SharePoint のリストを集計して Excel に書き出し、メールで送る
• 共有フォルダに特定の名前のファイルが置かれたら、担当者に通知して別フォルダへ移す
• 期限が近いタスクを毎朝拾って、担当者ごとにまとめて1通のメールにする

どれも追加費用は要りません。

追加費用が要るのは「プレミアムコネクタ」を使うとき

一方、こちらを使おうとした時点で有料プランが必要になります。

• SQL Server、Oracle など、社内のデータベースに直接つなぐもの
• Dataverse（Power Platform の本格的なデータ置き場）
• HTTP（外部のAPIを直接叩く）
• カスタムコネクタ（自社システム用に自分で作るもの）
• オンプレミス データ ゲートウェイ経由の接続の多く

つまり、社内の基幹システムや自前のDBに直接つなぎにいくと有料、Microsoft 365 の中で完結するなら無料の範囲、というのがおおまかな線です。

これは制限というより、価格の付け方の思想だと思っています。Microsoft 365 の中を便利にするのは込み、そこから外へ出るのは別料金、ということです。

「じゃあ基幹システムのデータは使えないのか」への現実解

使えます。ただし直接つながずに、間に1枚挟みます。

基幹システムからCSVを日次で吐き出して共有フォルダやSharePointに置く。Power Automate はそのファイルを読む。これなら標準コネクタだけで完結します。

きれいではありません。リアルタイムでもありません。でも、日次で足りる業務のほうが実は多いです。「リアルタイムでないと困りますか」と聞くと、たいてい「まあ翌朝で大丈夫です」と返ってきます。

そこを確かめずにリアルタイム前提で設計すると、ライセンスが要る話になり、稟議が要る話になり、半年止まります。

デスクトップフロー（RPA）の扱いは少しややこしい

画面を操作して自動化する Power Automate for desktop は、Windows 10 / 11 に付いてきます。自分のPCで、自分が見ている前で動かす（アテンド型）なら、追加費用なしで試せます。

有料になるのは、人がいないところで勝手に動かす（無人実行）とき、そして管理された環境で集中運用するときです。

なので、まず個人のPCで動かして効果を確かめ、効くと分かってから無人化の予算を取りにいく、という順番が現実的です。

実行回数の上限は、最初は気にしなくていい

プランごとに1日あたりのAPI要求数の上限があります。ただし、社内の業務自動化を数本作る規模では、まず当たりません。

当たるとしたら、こういう作り方をしたときです。

• 数千行のExcelを1行ずつループして、1行ごとにコネクタを呼ぶ
• 1分おきに変更をチェックしにいくフローを何本も動かす

これは上限の問題というより作りの問題なので、そうなったら設計を見直します（ループの中で呼ばずにまとめて処理する、トリガーをポーリングからイベントに変える）。

まとめ

• 境目は機能ではなくコネクタ。Microsoft 365 の中で完結するなら追加費用なしで作れることが多い
• SQL / Dataverse / HTTP / カスタムコネクタを使った時点で有料プランが要る
• 基幹システムのデータは、CSVを1枚挟めば標準コネクタの範囲に持ち込める
• 「リアルタイムでないと困るか」を先に確認する。だいたい翌朝で足りる
• デスクトップフローは手元で試すぶんには追加費用なし。無人実行から有料
• 実行回数の上限は、当たったら作り方を見直す合図

まず1本、追加費用なしの範囲で作って効果を見せる。予算の話はそのあとのほうが通ります。順番の話です。

どの業務から作ると効果が見えやすいかは、資料室の業務棚卸しシートで並べられます。並べたうえで迷ったら、そのまま相談してください。