社員が個人のアカウントでAIを使っている

• 社員が個人のChatGPTアカウントで仕事の文章を書いているらしい
• 禁止したいが、便利なのは分かるので強く言えない
• 何を入れたらまずいのか、自分でも整理できていない
• そもそも誰がどれくらい使っているか把握できていない

先に結論を書きます。禁止しても止まりません。スマホからでも使えるので、社内から止めても意味がありません。実際に起きるのは「見えないところで使われる」だけです。

止めるのではなく、入れてはいけない情報だけを決めて、使える場所を会社が用意する。この順番のほうが早く収まります。

なぜ困るのかを、正確にする

「情報漏洩が心配」は漠然としています。実際に困るのは次の3つです。

1. 入れた情報が、学習に使われる可能性

無料版や個人向けプランでは、入力した内容が改善のために使われる場合があります。設定でオフにできるサービスもありますが、社員一人ひとりの設定は会社から確認できません。

2. 会社としての記録が残らない

個人アカウントなので、誰が何を入れたか、会社側からは一切見えません。問題が起きたときに調べようがありません。

3. 出てきたものの責任

AIの出力をそのまま資料や回答に使って、それが間違っていた場合、責任は会社にあります。個人利用でも同じです。

このうち1と2は、会社がアカウントを用意すれば解決します。3は使い方の問題なので、ルールと周知で対応します。

入れてはいけない情報を、3つだけ決める

長いルールを作ると読まれません。禁止するものを3つに絞ってください。

1. お客さま・取引先の情報（社名、担当者名、金額、契約内容）
2. 社員の個人情報（氏名、住所、給与、評価、健康の情報）
3. 社外に出していない自社の情報（未公開の売上、原価、設計、パスワード）

この3つ以外は、基本的に入れてよい。そう決めるほうが、判断が速くなります。

「機密情報を入れないこと」だけ書いたルールは機能しません。何が機密なのか、人によって解釈が違うからです。具体名で3つ挙げるのが効きます。

迷ったときの基準を1行

社外の人に見せられない内容なら、入れない。

この1行を添えておくと、3つに当てはまらないものも判断できます。

会社としてアカウントを用意する

これがいちばん効きます。使える場所があると、個人アカウントを使う理由がなくなります。

選択肢は主に3つです。

多くの会社にとっては、真ん中から始めるのが現実的です。Copilot は社内文書の整理ができていないと効きません（Copilotを契約したが誰も使っていない）。

ルールは、A4一枚で足ります

書くのは4項目だけです。

1. 使ってよいもの（会社が用意したアカウント。個人アカウントでの業務利用は不可）
2. 入れてはいけない情報（上の3つ）
3. 出てきたものの扱い（そのまま使わない。事実は必ず確認する。社外に出すものは上長が確認する）
4. 困ったときの連絡先

これ以上長くすると読まれません。10ページの規程を作っても、誰も最後まで読まないので守られません（生成AIの社内ルールを、A4一枚で作る）。

配布用のひな形を資料室に置いてあります。会社名を入れて、連絡先を埋めれば第1版として配れます。

すでに使っている人を、責めない

ここが運用の分かれ目です。

過去に個人アカウントで使っていた人を叱ると、次から隠されます。そうなると、何が入力されたかを永久に把握できません。

言い方はこうしてください。

これまでの利用は問いません。今日から、会社のアカウントを使ってください。過去に入れたものについて心配なことがあれば、教えてください。

過去を不問にして、今後を揃える。これが実務的にいちばん被害が小さい形です。

半年後に見直す前提で出す

生成AIまわりは動きが速く、今日の正解が半年後には変わります。だから「第1版」と明記して、見直す日を先に書いてください。

• ルールの表紙に「第1版 2026年◯月」「次回見直し 2027年◯月」と書く
• 見直しのときに見るのは、実際に起きた困りごと（禁止しすぎて仕事が止まった、判断に迷った例）

完璧なルールを作ろうとして半年止まるより、7割のものを来週配るほうが効果があります。

まとめ

• 禁止しても止まりません。見えないところで使われるだけ
• 困るのは3つ。学習に使われる／記録が残らない／出力の責任。うち2つは会社アカウントで解決
• 禁止する情報は3つだけ挙げる。「機密情報」だけでは判断できない
• 迷ったときの1行：社外の人に見せられない内容なら、入れない
• 会社としてアカウントを用意する。まず10人以内から
• ルールはA4一枚・4項目。長いと読まれない
• 過去の利用は不問にする。責めると隠される
• 「第1版」と書いて、見直す日を決める

まずは無記名のアンケートで、どれくらい使われているかを数えるところからで構いません。数字が出れば、ルールを作る話は自然に通ります。