退職者のアカウントが残っている、を仕組みで止める

棚卸しをすると、必ず出てきます。

• 3年前に辞めた人のアカウントが生きている
• 退職者が共有フォルダの所有者になっている
• 誰のものか分からないアカウントが数個ある
• 退職者のOneDriveに、業務のファイルが残ったままになっている

これは担当者が忘れっぽいから起きるのではありません。人事の情報が情シスに届く仕組みがないから起きます。届いていないものは処理できません。

まず、今どうなっているかを1回だけ数える

仕組みを作る前に、現状を数えます。ここを飛ばすと、対策の優先順位がつきません。

見るのは4つです。

• 90日以上サインインしていないアカウントの数
• そのうち、在籍者かどうか判別できないものの数
• 共有メールボックスや共有フォルダの所有者が退職者になっているもの
• 外部共有リンクが残っているもの（社外に公開されたままのファイル）

数えると、たいてい思ったより多いです。そしてこの数字は、予算や協力を取りにいくときの材料になります。「なんとなく危ない」より「90日未使用が37件あります」のほうが動きます。

人事から情報が来る経路を作る

本題です。仕組みといっても、大掛かりなものは要りません。

最低限これだけあれば回ります。

• 人事（あるいは総務）が、入社・異動・退職の予定を1つの表に入れる
• 項目は、氏名・所属・区分（入社／異動／退職）・発生日、の4つ
• 情シスは、その表を見て処理する

置き場所は SharePoint リストで十分です。人事側の負担は、月に数件なら数分です。

そのうえで、通知を自動にします。

• 退職日の7日前に情シスへ通知（準備できるように）
• 退職日当日に、処理すべきことのチェックリストが情シスに届く
• 処理が終わったら、リストの状態を「完了」にする

これで、「聞いていなかった」が構造的になくなります。

退職時にやることを、チェックリストにする

その場で考えると必ず漏れます。1枚にしておきます。

最後の1行を入れておくのがコツです。「費用が下がる」が入っていると、この仕組みの話が通りやすくなります。

OneDrive のファイルは、いちばん見落とされる

意外と重いのがここです。

退職者の OneDrive には、業務のファイルがかなり残っています。そしてアカウントを削除すると、一定期間後に消えます。その期間は設定で変えられますが、既定のまま放置していると、気づいたときには無いということが起こり得ます。

なので、退職処理のときに必ず、

• 後任か上長が中身を確認する期間を取る
• 業務のものは共有の場所（SharePoint／チーム）へ移す
• 個人的なものは、本人に持ち出してもらう（在籍中に）

在籍中に片づけてもらうのがいちばん早いです。退職の1か月前に「業務のファイルは共有の場所へ移してください」と伝える運用にしておくと、後の手間がほぼ消えます。

定期の棚卸しは、年2回で十分

仕組みができても、漏れはゼロにはなりません。定期チェックを入れます。

• 年2回（人事異動の多い4月・10月の直後が向いています）
• 見るのは、最初に数えた4項目と同じ
• かかる時間は、慣れれば半日

月1回にすると続きません。年2回なら続きます。続く頻度にすることが、精度より大事です。

まとめ

• 原因は注意力ではなく、人事から情シスへ情報が渡る経路がないこと
• まず現状を数える。90日未使用・判別不能・所有者が退職者・外部共有リンク
• 見つけてもいきなり消さない。無効化して1〜3か月置く
• 人事が入社／異動／退職を1つの表に入れる。項目は4つ。通知は自動
• 退職時のチェックリストを1枚作る。ライセンス剥がしも入れる（費用が下がる＝話が通る）
• OneDrive は在籍中に片づけてもらう。退職1か月前に案内する
• 棚卸しは年2回。続く頻度にする

どこから手をつけるかを一緒に見ることもできます。まずは現状の数字を出すところからでも構いません。