Excelの在庫台帳が合わなくなる原因は、たいてい3つ

「Excelで在庫を管理しているんですが、実物と合わなくなるんです。システムを入れたほうがいいですか」

入れれば直ることもありますが、合わない原因がそのままなら、システムを入れても合いません。入力する人と入力するタイミングが変わらないからです。

在庫が合わなくなる原因は、経験上ほぼ3つに絞れます。どれなのかを先に切り分けます。

原因1：モノが動いた瞬間と、記録した瞬間がずれている

いちばん多いのがこれです。

• 持っていくときは急いでいるので、記録は「あとで」
• 「あとで」が翌日になり、翌週になり、忘れる
• 棚卸しのときに差分が出て、その場で数を合わせる（＝原因が消える）

この形だと、台帳は常に実物より遅れています。そしてどれだけ遅れているかは誰にも分かりません。

潰し方は、記録を後回しにできなくすることです。

• 記録する場所をモノのそばに置く（棚の前にタブレット、あるいはスマートフォンで開けるフォーム）
• 入力項目を3つ以内にする（何を・いくつ・誰が。日時は自動）
• 「持ち出し」と「返却」だけにして、それ以外の区分を作らない

入力に30秒以上かかるものは、急いでいる人には使われません。ここを削るのが最優先で、システムかExcelかはその次の話です。

原因2：同じモノが、違う名前で入っている

台帳を見ると、こういう行が並んでいます。

ボールペン（黒）
黒ボールペン
ボールペン 黒 10本入
BP-K

人間には同じものだと分かりますが、集計すると4種類になります。そして在庫数はどれを見ればいいのか分からなくなります。

これは入力の自由度が高すぎることが原因です。潰し方は決まっています。

• 品目マスタを1枚作る。扱っているものを一覧にする（最初は100行もあれば十分）
• 台帳ではマスタから選ぶ形にして、手入力させない
• 新しい品目が出たら、マスタに足してから使う

「マスタを作るのが大変」と言われますが、すでに台帳にある品名を重複排除して並べ、目で見て統合するだけです。半日で終わることが多いです。ここをやらないまま何を入れても、集計は合いません。

原因3：数を減らす経路が、把握されていない

在庫が減る経路は、正規のもの以外にもあります。

• サンプルとして持ち出した
• 不良で捨てた
• 別の部署に貸した（返ってこない）
• 現場で使い切ったが記録がない

これらが記録されないと、台帳のほうが必ず多くなります。そして棚卸しで合わないので、台帳を実物に合わせて書き換える。原因は残ったまま、また合わなくなります。

潰し方は、減る経路をすべて台帳の区分にすることです。

区分は増やしすぎないほうがいいですが、現実に起きている減り方は全部入れる。入っていない減り方は、必ず差分になって出てきます。

「廃棄を記録すると怒られるから書かない」という空気がある場合、これは仕組みでは直りません。記録しても責められない、と決めるのが先です。

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切り分けの手順

3つのうちどれなのかは、こうやって見ます。

1. 直近の棚卸しの差分を、品目ごとに並べる
2. 特定の品目だけ大きくずれている → 原因2（名前のゆれ）か、その品目の減る経路を疑う
3. 全体的にじわっとずれている → 原因1（記録の遅れ）
4. 一部の品目だけ台帳のほうが多い → 原因3（記録されない減り方）

そのうえで、直す順番は 1 → 2 → 3 です。記録が遅れている状態で名前を整えても、合うようにはなりません。

システムを入れるべきなのはどんなときか

上の3つを潰しても、こういう場合は仕組みの力が要ります。

• 拠点が複数あって、同時に在庫を触る
• 過去の在庫推移を遡って見たい（Excelだと上書きで消えます）
• 発注点を超えたら自動で知らせてほしい
• 誰がいつ動かしたかの履歴が必要（監査や品質管理の要求）

このあたりが要件なら、SharePointリストや業務アプリに移す価値があります。逆に、これらが不要なら整えたExcelで十分回ります。

「システムを入れましょう」と言わずに終わる相談も、実際にあります。

まとめ

• 合わない原因は3つ。記録の遅れ／名前のゆれ／記録されない減り方
• 直す順番は 記録の遅れ → 名前のゆれ → 減る経路
• 入力はモノのそばで30秒以内。項目は3つまで
• 品目マスタを作って選ばせる。手入力させない
• 廃棄・貸出・消費も区分として台帳に入れる。記録しても責められない、と決める
• 同時利用・履歴・自動通知が要るなら、そこで初めて仕組みの出番

どの原因に当たっているかを見るところからでも構いません。棚卸しの差分表があると、その場で切り分けられます。