業務を止めずにデータを移す、ときの段取り

新しい仕組みに切り替えるとき、いちばん揉めるのは作ることではなく移すことです。

• 過去データをどこまで持っていくのか決まらない
• 移した数字が合わない
• 切り替えた当日に業務が止まる
• 「前のシステムでは見られたのに」と言われる

作る側は「移行は最後の作業」と思いがちですが、移行の条件が、作るものの設計を決めます。だから先に決めます。

決めること1：どこまで持っていくか

いちばん大きい分かれ道です。選択肢は3つあります。

A. 全部移すきれいですが、いちばん高くつきます。過去10年分のデータには、様式が違う時期、欠けている項目、今は使っていないコードが混ざっています。それを全部きれいにする作業が発生します。

B. 直近だけ移す（1年〜3年）現実的な落としどころ。日常的に参照するのは、たいてい直近です。

C. 移さない。古いほうを見られる状態で残すいちばん安い。旧システムを参照専用で残す、あるいは全件をCSVで書き出して保管する。

Cを最初に検討してください。「過去分も見たい」の中身を聞くと、「年に数回、去年の分を確認するだけ」ということがよくあります。それなら、CSVがフォルダにあれば足ります。

判断の材料は、この2つです。

• 過去データを、実際にどのくらいの頻度で見ているか（体感ではなく、直近3か月で何回か）
• 見るときに何を知りたいのか（金額だけか、明細まで要るか）

決めること2：いつ切り替えるか

業務の谷を狙います。

• 月次・年次の締めの直後
• 繁忙期を外す
• 連休の前ではなく後（連休中に問題が起きても誰も対応できないため）

そして、切り替え方も2つあります。

一斉切り替えある日を境に、全員が新しいほうを使う。分かりやすいですが、問題が起きたときに全員が止まります。

並行運用しばらく両方に入力する。安全ですが、現場の負担が2倍になります。期間を決めないと、いつまでも終わりません。

現実的なのは、部署か拠点を絞って先に切り替えるやり方です。1つの部署で1か月動かして、問題を潰してから広げる。全員が並行入力するより、はるかに負担が軽くなります。

決めること3：戻せるか

これを決めていないと、当日に判断できなくなります。

• どの時点まで戻せるか（旧システムのデータを、いつの断面で保管したか）
• 戻すと決める基準は何か（「◯時までに◯◯ができなければ戻す」）
• 誰が戻す判断をするか

「様子を見ましょう」で1日過ぎ、2日過ぎ、戻れなくなる——これが典型的な失敗です。基準と時刻を先に決めておくと、その場の空気に流されずに済みます。

移す前にやること

1. 旧データを、そのままの形で保管する

加工する前の状態を、必ず1つ残してください。移行作業の途中で「元はどうだったか」を確認する場面が必ず来ます。

2. 件数と合計を控える

移す前に、

• 全件数
• 主要な数値項目の合計（金額の総額など）
• 主要な区分ごとの件数

これを紙かメモに控えておきます。移したあとに突き合わせるための基準です。ここを取らずに移すと、「合っているかどうか」を判断できなくなります。

3. 汚れているデータを洗い出す

移す前に、必ず出てきます。

• 空欄（必須のはずの項目が空）
• 表記ゆれ（同じ取引先が別名で複数）
• 桁違い、あり得ない日付
• 前ゼロが落ちているコード（CSVを開くと文字化けする、前ゼロが消える）

ここで方針を決めます。直すのか、そのまま持っていくのか、その行だけ移さないのか。全部直そうとすると終わらないので、「集計に影響するものだけ直す」が現実的です。

移したあとにやること

1. 件数と合計を突き合わせる

移す前に控えた数字と比べます。合わなければ、原因が分かるまで先に進まない。「だいたい合っているので大丈夫でしょう」で進めると、後から必ず問題になります。

2. 数件、目で確認する

自動で突き合わせるだけでなく、実際のデータを5件くらい、旧と新で並べて見てください。件数と合計が合っていても、中身がずれていることがあります（日付が1日ずれる、全角半角が変わる、など）。

3. 現場の人に、いつもの作業を1回やってもらう

こちらが確認するのと、現場が使うのは別です。いつも見ている画面を出して、いつもの操作をしてもらう。ここで「あの項目がない」が出ます。

そして、旧を止める

期限が来たら止めます。ただし、

• 参照だけできる状態でしばらく残す（書き込みは止める）
• 完全に消すのは、次の年次締めを1回通してから

年次の処理で初めて必要になるデータがあります。1年動かしてみるまで、本当に要らないかは分かりません。

まとめ

• 移行の条件が、作るものの設計を決める。最後の作業ではなく、最初に決める
• 持っていく範囲は3択。全部／直近だけ／移さずに旧を参照できる形で残す。まず3つめを検討する
• 切り替えは業務の谷で。連休の前ではなく後
• 一斉でも全員並行でもなく、1部署だけ先に切り替えるのが現実的
• 並行運用は必ず期限を切る
• 戻す基準と時刻と判断者を先に決める
• 移す前に旧データをそのまま保管し、件数と合計を控える
• 移したあとは突き合わせ＋目視5件＋現場にいつもの作業をしてもらう
• 旧は参照専用で残し、次の年次締めを通してから消す

移行の範囲を決めるところからでも構いません。ここが決まると、見積りの精度も一段上がります（業務アプリの見積りが読めないのは）。