共有アカウントとパスワードの回し方を、現実的に決める

どの会社にもあります。

• 部署で1つのメールアドレスを共有していて、パスワードが付箋に書いてある
• 業務システムのIDが1つしかなく、全員が同じIDで入っている
• パスワード一覧のExcelが共有フォルダにあり、誰でも開ける
• 誰も変更できない（変えると誰かが入れなくなるので、10年変えていない）

「全部やめましょう」と言うのは簡単ですが、やめられない理由があるから残っています。現実的なところから減らします。

まず、種類を分ける

一括で扱うと詰まるので、3つに分けます。

A. 分けられるもの本当は1人1IDにできるのに、面倒だからそのままになっているもの。ここから片づけます。

B. 仕組み上どうしても共有になるもの

• 部署の代表メールアドレス（info@, soumu@）
• ライセンス費用の都合で増やせない業務システム
• 取引先から発行された1つのアカウント

C. 人ではないもの

• 自動化のフローが使っているアカウント
• サーバーやシステムが使う管理用アカウント

Cは見落とされがちで、いちばん危ないところです。あとで詳しく書きます。

A：分けられるものを分ける

いちばん効果が大きく、いちばん手間がかからないのがここです。

• Microsoft 365 のアカウントは、必ず1人1つ。共有しない（ライセンス違反にもなり得ますし、誰が何をしたか追えなくなります）
• 部署の代表メールは、共有メールボックスにする。個人アカウントに複数人がログインする形をやめる

- 共有メールボックスなら、自分のアカウントでログインしたまま、代表アドレスとして送受信できます- 誰が返信したかも記録に残ります

• 業務システムも、IDを増やせるか確認する。費用がかかっても、追えることの価値と比べて判断する

「共有メールボックスにする」だけで、共有アカウントがかなり減ることが多いです。ここは真っ先に試す価値があります。

B：どうしても残るものを、安全に回す

残ったものについて、決めることは4つです。

1. 誰が持っているかを決める（持たせすぎない）「全員」ではなく、必要な人だけ。名前で管理します。人数が3人以内に収まるなら、かなり管理しやすくなります。

2. 置き場所を決める

• 付箋・ホワイトボードはやめる（掃除の人も見られます）
• Excelの一覧を共有フォルダに置くのもやめる（誰でも開けるなら意味がありません）
• 現実的なのは、パスワード管理ツールを使うこと。無料で使えるものもあります
• ツールを入れられないなら、せめて権限を絞った場所に、パスワードを掛けたファイルで置く

3. 変えるタイミングを決める「定期的に変える」は、実は効果が薄いことが分かってきています。それより大事なのは、

• 持っていた人が異動・退職したら、その日に変える
• 漏れた疑いがあれば、その場で変える

退職処理のチェックリストに「共有アカウントのパスワード変更」を入れておくのが確実です（退職者のアカウントが残っている、を仕組みで止める）。

4. 多要素認証をどうするか共有アカウントに多要素認証を付けると、誰のスマートフォンに通知が飛ぶのか問題が発生します。

• その人が休みだと誰も入れない
• その人が退職すると詰む

対処としては、共有アカウントこそ人に紐づけない仕組みが要るので、可能なら A に戻して分けるのがいちばんです。分けられないなら、認証手段を2人以上に登録する（サービスが対応していれば）。

C：人ではないアカウントを、台帳に載せる

ここが、いちばん静かに事故ります。

• 自動化のフローが、作った人のアカウントで動いている
• その人が退職して、ある日突然すべて止まる
• 誰の権限で動いていたのか、誰も知らない

Power Automate のフローが動かなくなる原因の上位がこれです（Power Automate が動かないときの、切り分けの順番）。

やることは、

• 何が、誰のアカウントで動いているかを台帳に書く
• 重要なものは、個人ではないアカウント（サービスアカウント）で動かす
• そのアカウントの管理者を2人以上にする

台帳のひな形は資料室に置いてあります。「今の担当」が空欄の行が、次に事故る行です。

進める順番

まとめると、こうなります。

1. 共有アカウントを全部書き出す（人が使うもの／自動化が使うもの、両方）
2. 共有メールボックスに置き換えられるものを置き換える（ここでかなり減る）
3. 残ったものについて、持つ人・置き場所・変えるタイミングを決める
4. 退職処理のチェックリストに「共有アカウントの変更」を入れる
5. 自動化が使っているアカウントを台帳に載せる。危ない順に手当てする

1番から始めてください。書き出すまでは、どこが危ないか分かりません。

まとめ

• 共有アカウントは3種類。分けられるもの／仕組み上共有／人ではないもの
• 共有メールボックスへの置き換えが、いちばん効いて、いちばん簡単
• 残るものは、持つ人を3人以内／付箋とExcel台帳をやめる／異動・退職の日に変える
• 定期変更より、人が動いたときに変えるほうが効く
• 自動化が使っているアカウントを台帳に載せる。作った人が辞めると全部止まる
• 理想形を目指す前に、まず書き出す

書き出すところからご一緒できます。数が見えると、手当ての順番はすぐ決まります。