入社時のPCとアカウント準備を、毎回ゼロからやらない

入社の準備は、退職の処理と鏡合わせの作業です。そして同じ理由で毎回バタバタします。

• 前日に聞かされる（人事は決まった時点で知っていた）
• 毎回どこか抜ける（メーリングリストへの追加、共有フォルダの権限）
• 初日に本人が「パスワードが分からない」で止まる
• 何をどこまで渡したか、記録が残っていない

原因は担当者の段取りではなく、情報が届く経路と、手順が決まっていないことです。3つ揃えれば安定します。

1. 人事から情報が来る経路（退職と同じ表を使う）

退職者のアカウントが残っている、を仕組みで止める に書いた表を、そのまま入社にも使います。

人事（または総務）が1つの表に入れるのは、この4つ。

• 氏名
• 所属
• 区分（入社／異動／退職）
• 発生日

そして通知を自動にします。

• 入社日の10営業日前に情シスへ通知（端末の手配が要るため、退職より早く知る必要がある）
• 入社日の前日に、準備完了かの確認
• 完了したら、表の状態を「完了」にする

入社は退職より早く知る必要があります。端末の在庫が無ければ発注から始まるので、前日に聞いても間に合いません。

2. チェックリストを1枚

その場で考えると必ず抜けます。1枚にして、毎回コピーして使います。

「業務システムごとのアカウント」の一覧が、いちばん抜けやすいところです。情シス管轄外のSaaSが各部署で使われていることが多いので、部署ごとに「うちで使っているシステム」の一覧を持っておくと、毎回聞かずに済みます。

3. 初日に本人へ渡す案内（1枚）

ここを用意しておくと、初日の問い合わせが激減します。

書くのは、この5つだけ。

1. 自分のアカウントとメールアドレス
2. 最初のログインのしかた（初期パスワードの変更、多要素認証の登録）
3. 困ったときの連絡先（誰に、どうやって）
4. やってはいけないこと（個人アカウントでの業務利用、私物端末での取り扱い、生成AIの扱い）
5. 社内の情報がどこにあるか（規程、様式、手順書の場所）

分厚いマニュアルは読まれません。A4一枚。それ以上は初日に読めません。

4番目の生成AIの扱いは、いま入れておくと後が楽です。ひな形は資料室に置いてあります（生成AIの社内ルールを、A4一枚で作る）。

4. できれば：手順を他の人に渡せる形にする

情シスが1人なら、入社準備は他の人に渡せる仕事の筆頭です（ひとり情シスが最初に手放すべき仕事 の「定型作業」に当たります）。

渡すために必要なのは、

• 上のチェックリスト
• 各項目の手順が1ページずつ（画面写真は最小限、5ステップ以内）
• 渡す相手に必要な権限（ここが用意できないと渡せません）

3つめが本丸です。「権限が無いから渡せない」で止まっているなら、渡せる範囲の権限をどう作るかが仕事になります。全権限を渡す必要はなく、「ユーザーの作成とライセンス割り当てだけできる」役割を用意すれば足りることが多いです。

5. 自動化するなら、どこから

全部を自動にする必要はありません。効果が大きい順に。

• 入社予定の通知（表に入ったら情シスに通知）… いちばん簡単で、いちばん効く
• チェックリストの自動作成（入社が登録されたら、タスクの一覧を自動で作る）
• アカウント作成そのものの自動化 … ここは急がなくていい。月に数件なら手作業のほうが安全です

件数が少ないものを自動化しても、あまり得しません。月に1〜2件の入社なら、通知とチェックリストだけ仕組みにして、実作業は手でやるのが現実的です。

まとめ

• 情報が届く経路を作る。入社は退職より早く（10営業日前に）知る必要がある
• チェックリストを1枚。部署ごとの「必要なもの一式」を3〜4種類作っておく
• 業務システムのアカウントがいちばん抜けやすい。部署ごとの一覧を持つ
• 初日に渡す案内をA4一枚。アカウント／ログイン／連絡先／やってはいけないこと／情報の場所
• 渡せる形にするには、手順書と権限が要る。権限を作るところが仕事
• 自動化は通知とチェックリストから。アカウント作成の自動化は急がない

退職の処理と同じ表・同じ考え方で回せるので、片方を作るならもう片方も一緒に作るのが得です。どちらから手をつけるかの相談からでも構いません。