日程調整のメール往復に、毎回30分かかっている

• 打ち合わせのたびに、候補日を3つ出してメールを往復している
• 出した候補が埋まっていて、もう一度出し直す
• 社外との調整で、5往復くらいすることがある
• 会議室の空きを別に確認するので、二度手間になる

この作業は、ほぼ全部なくせます。しかも新しいツールを買う必要はありません。Outlook と Teams に元から入っている機能で足ります。

使われていないのは、知られていないからです。

社内の日程調整

1. 予定表を見えるようにする

これが前提です。社内の全員が、お互いの予定の「空き・埋まり」を見られる状態にしてください。

• 予定の中身（件名や場所）まで見せる必要はありません
• 空いているか埋まっているかだけ見えれば足ります

Microsoft 365 では、既定で社内の空き時間は見えることが多いです。見えないなら設定を確認してください。

ここが見えていないと、他の全部が機能しません。まずここです。

2. 予定表に「入れる」文化にする

見えるようになっても、予定を入れていない人がいると意味がありません。

• 会議だけでなく、集中して作業する時間も入れる
• 外出・出張・休暇も入れる
• 「入っていない時間は、声をかけてよい時間」と共通認識にする

ここが運用の8割です。ツールの問題ではありません。全員が入れるようになるまでは、多少うるさく言う必要があります。

3. スケジュールアシスタントを使う

Outlook で会議を作るとき、「スケジュール アシスタント」を開くと、参加者全員の空き時間が並んで表示されます。

• 全員が空いている時間帯が、色で分かる
• 会議室の空きも同じ画面で確認できる
• そこをクリックして確定する

これを使うと、候補を出すメール自体が要らなくなります。空いている時間に入れて、招待を送るだけです。

「勝手に入れていいのか」という抵抗が出ますが、招待は承諾・辞退できます。都合が悪ければ断ってもらえばいい、という運用にしてください。断りやすくするために、招待の本文に「都合が悪ければ辞退してください」と1行入れておくと角が立ちません。

社外との日程調整

社外の人の予定表は見えないので、別の方法を使います。

Microsoft Bookings

自分の空き時間を、相手に選んでもらう仕組みです。

1. 予約ページを作る（打ち合わせの種類、所要時間、受け付ける時間帯を設定）
2. リンクを相手に送る
3. 相手が空いている枠を選ぶと、双方の予定表に自動で入る

これで往復がゼロになります。Microsoft 365 のプランに含まれていることが多いので、追加費用なしで使える場合があります（追加費用なしでどこまでできるのか）。

設定のときの注意：

• 前後に余白を入れる（移動時間、準備時間）
• 受け付ける時間帯を絞る（朝一と夕方遅くを外す）
• 何日先まで受け付けるかを決める

Outlook の「投票」機能

相手にリンクを送るのが仰々しい場合、Outlook のメール作成画面から候補日時を投票形式で送る機能もあります。相手はメール内で候補を選ぶだけで、選ばれた時間で予定が確定します。

社外の相手に「予約ページ」を送るのが気になる場面（目上の相手、初めての取引先など）では、こちらのほうが自然です。

会議室の予約を、予定と一体にする

会議室を別のExcelや紙の台帳で管理しているなら、予定表のリソースとして登録してください。

• 会議室を「リソースメールボックス」として登録する
• 会議を作るときに、会議室を参加者のように追加する
• 空いていれば自動で承諾、埋まっていれば自動で辞退される

これで二重予約と、台帳を見に行く手間が消えます。設定は情シス側で30分ほどです。

設備（プロジェクター、社用車）も同じ方法で管理できます。貸出台帳を別に持っているなら、これに寄せられます。

定例会議は、繰り返しで入れておく

毎週・毎月の定例は、繰り返しの予定として一度入れてしまうのが確実です。

ただし2つ気をつけてください。

• 終了日を必ず設定する（無期限にすると、要らなくなっても残り続けます）
• 半年ごとに見直す。出席者が惰性で参加していないかを確認する

終了日のない定例が積み重なると、予定表が埋まって新しい予定が入らなくなります（会議が多い・長い）。

導入するときの順番

一度に全部を変えないでください。

1. 予定表の空き時間が見える状態にする（情シス側の設定確認）
2. 予定を入れるを全員の習慣にする（ここに時間がかかります）
3. スケジュールアシスタントの使い方を、15分の説明会で共有する
4. 会議室をリソースとして登録する
5. 社外向けに Bookings を試す（まず1人が使ってみる）

2番が終わるまで、3番以降をやっても効きません。予定が入っていない予定表を見ても、判断できないからです。

まとめ

• 新しいツールは要らない。Outlook と Teams にある機能で足りる
• 前提は空き時間が見えること。中身は見せなくていい
• 運用の8割は全員が予定を入れること
• スケジュールアシスタントで、候補を出すメールが不要になる
• 招待は断れる。「都合が悪ければ辞退してください」と1行添える
• 社外にはBookings（予約ページ）か、Outlookの投票
• 伺う立場のときは、無理に仕組みを使わない
• 会議室と設備はリソースとして登録。二重予約が消える
• 定例は繰り返しで入れる。ただし終了日を必ず設定する
• 導入は順番どおり。予定を入れる習慣が先

まず、自分の予定表に来週分の作業時間を入れてみてください。それが全員に広がったときに、この話の効果が出ます。