会議が多くて、自分の仕事をする時間がない

• 1日の半分が会議で、自分の作業は定時後にやっている
• 出席しているが、自分に関係する話は5分だけ
• 「情報共有のため」に呼ばれるが、資料を読めば済む内容
• 減らそうという話は何度も出たが、そのたびに元に戻る

会議を減らす取り組みが元に戻るのは、「減らしましょう」だけで、何を代わりにするかを決めていないからです。会議は情報を流す手段なので、それを止めるには別の流し方が要ります。

会議の中身を、3つに分ける

まず、今ある定例会議の中身を分解してください。だいたいこの3つが混ざっています。

1時間の会議のうち、40分が報告というのはよくあります。ここを外すだけで、会議は半分以下になります。

報告を、会議から外す

いちばん効くのがここです。

やり方

1. 会議の2営業日前までに、各自が報告を書く（Teamsのチャネル、SharePointのページ、共有のExcelなど）
2. 出席者は、会議までに読んでおく
3. 会議では、読んだ上での質問と相談だけする

これで、報告のための時間が会議から消えます。

定着させるコツ

「読んできていない人がいるから、結局説明する」——これが崩れる典型です。

対策は1つ。冒頭の5分を「読む時間」にする。全員がその場で黙って読みます。滑稽に見えますが、これがいちばん確実です。読んでこない人がいる前提で設計するほうが、うまくいきます。

報告の書き方を決める

自由に書かせると長くなります。3項目に固定してください。

・進んだこと（3行まで）
・止まっていること／困っていること
・相談したいこと（あれば）

「困っていること」が空欄ばかりなら、その報告は形骸化しています。そこを見て判断してください（日報が集まらない。集めても読まれていない）。

出席者を減らす

「念のため呼んでおく」をやめます。

判断の基準

• その場で発言するか、決めるか → 出席
• 知っておけばいいだけ → 出席しない。議事録を読む

「知っておけばいい人」を全員呼ぶと、10人×1時間＝10時間が消えます。議事録を読むなら1人5分です。

呼ばれた側から断れるようにする

これが無いと減りません。「この会議は自分は不要だと思う」と言えるようにしてください。

言い方の型を用意しておくと、断りやすくなります。

この件は◯◯さんが出れば足りると思うので、今回は欠席して議事録を読みます。

上長が最初に自分でやってみせるのがいちばん早いです。上が「念のため」で出続けている限り、部下は断れません。

時間を短くする

既定を30分にする

Outlook の既定の会議時間は60分ですが、設定で30分に変えられます。さらに「短い会議」の設定で、30分の会議を25分、60分を50分にできます。

移動と切り替えの時間が生まれるので、これは入れる価値があります。

終了時刻を守る

延びる会議の原因は、たいてい議題が決まっていないことです。招待に必ず入れてください。

議題
1. A案件の見積り方針を決める（15分）
2. 来月の要員配分を決める（10分）
3. その他（5分）

「決める」と書いてください。「〜について」だと、話すだけで終わります。

定例そのものを見直す

半年に1回でいいので、次を確認してください。

• この会議で、直近3回に決まったことは何か
• 決まっていないなら、それは報告会です。文章に置き換えられます
• 頻度は妥当か（週1でやっているが、実は隔週で足りていないか）

惰性で続いている定例は、必ずあります。終了日を決めずに設定された繰り返しの予定が、そのまま残っているケースが多いです（日程調整のメール往復に、毎回30分かかっている）。

議事録を軽くする

会議を減らすと、議事録の重要度が上がります。ただし、長い議事録は読まれません。

必要なのはこれだけです。

決まったこと：
・◯◯は A案で進める（決定者：田中部長）

決まらなかったこと：
・予算の上限 → 9/5までに佐藤が確認して再提案

宿題：
・山田 … 見積り3社取得（9/3まで）

発言の記録は要りません。決定・未決・宿題の3つで足ります。録音や文字起こしを使うなら、要約させたうえでこの形に整えます（議事録づくりをAIに任せたい）。

まとめ

• 元に戻るのは、代わりの情報の流し方を決めていないから
• 会議の中身を報告／議論／共有に分ける。報告は外せる
• 一度、何分使ったかを測る
• 報告は2営業日前に文章で。会議は質問と相談だけ
• 読んでこない前提で、冒頭5分を読む時間にする
• 報告は3項目に固定。自由に書かせると長くなる
• 出席は発言するか決めるかで判断。知るだけの人は議事録を読む
• 断れるようにする。上長が先にやってみせる
• 既定の会議時間を30分に。「短い会議」の設定も入れる
• 議題に「決める」と書く
• 半年に1回、直近3回で何が決まったかを確認する
• 1か月止めてみる。困らなければ要らない会議
• 議事録は決定・未決・宿題の3つだけ

次の定例で、時間の内訳をメモするところからで構いません。報告に何分使っているかが分かれば、あとは自然に決まります。