Teams でチームを作ると、裏で SharePoint のサイトが1つ作られます。これは便利な仕組みですが、チームを作った人はサイトが増えたことを知りません。
結果、2年経つとこうなります。
- サイトが80個ある。半分は3か月以上使われていない
- 同じ名前のフォルダが、複数のサイトに散らばっている
- 検索すると、どのサイトの何なのか分からない結果が並ぶ
- 退職者が所有者になっているサイトがある
これを整理するのは、増えてからだと大仕事です。作る前にルールを決めるほうが100倍安い。
決めるのは、粒度と命名と所有者
1. サイトを作る単位（粒度）
いちばん重要です。基準は1つでいいです。
「1年以上続き、メンバーが決まっているもの」だけサイトを作る。
具体的には、
- 作る … 部署、恒常的なプロジェクト、委員会、全社共通（規程・様式）
- 作らない … 単発の案件、3か月で終わる作業、数人の一時的な相談
作らないものは、既存サイトの中にチャネル（フォルダ）を足す。終わったらアーカイブする。
この基準を明文化しておかないと、「新しい仕事が始まった＝新しいチームを作る」が既定になります。作るのは一瞬で、消すのは誰もやりません。
2. 名前の付け方
サイト名は、あとから変えるのが面倒です（URLが残るため、表示名だけ変わって実体のURLは古いまま、ということが起きます）。
- 組織名を入れない。「営業部」は組織変更で古くなります。「受注管理」なら残ります
- 略語を使わない。3年後に読めません
- 種類を頭に付ける（
部門-PJ-全社-）と、一覧で並べたときに見やすくなります
部門-受注管理
PJ-新工場立ち上げ
全社-規程と様式3. 誰が所有者か
所有者を2人以上にする。これだけで、退職・異動のときの詰みがかなり減ります。
作成時に1人しか設定されないことが多いので、作るときのルールとして「所有者は2人」を決めておきます。
そして、サイトを勝手に作れないようにするかは、組織の規模で判断が分かれます。
- 全員が作れる … 立ち上がりは速いが、2年後に崩壊する
- 情シスの申請制 … 秩序は保てるが、情シスが詰まる
- 現実的な折衷案：作るのは自由だが、作ったら台帳に1行書くルールにする
3つめが実務的です。禁止すると影で共有フォルダやチャットに戻るだけなので、見えるようにするほうが効きます。
中の作りは、3つに分ける
サイトの中で何をどこに置くか。これも最初に決めておきます。
| 置き場所 | 何を置くか |
|---|---|
| チャネルの投稿 | 流れていい連絡。決定事項は投稿しつつ、下のファイルも直す |
| ドキュメントライブラリ | あとから探すもの。手順書、様式、規程、資料 |
| リスト | 一覧で見たい・絞り込みたいもの。台帳、依頼、進捗 |
投稿とファイルの使い分けは Teamsに流した情報が消える問題 に書きました。フォルダの切り方とファイル名は 共有フォルダの「どこに置いたか分からない」は、ルール3つで止まる と同じ考え方で構いません。
SharePointでは、フォルダを深くするより列（メタデータ）で分類してビューで絞るほうが本来は強いです。ただし、共有フォルダから移ってきた直後の人には馴染みません。まずはフォルダで運用して、慣れてから列に移すほうが定着します。最初から理想形を求めると使われません。
すでに増えてしまった場合の手当て
80個ある状態から始めるなら、順番はこうです。
1. 使われていないものを数える最終更新が6か月以上前のサイトを一覧にします。数えるだけで、規模感がつかめます。
2. 消さずに、まずアーカイブ（読み取り専用）にするいきなり消すと必ず事故ります。読み取り専用にして3か月置く。困る人がいれば、その間に声が上がります。
3. 所有者が退職者のものを先に直すこれは緊急度が高い。所有者がいないと、権限変更もアーカイブもできなくなります（退職者のアカウントが残っている、を仕組みで止める）。
4. 外部共有リンクを洗う社外に公開されたままのファイルが無いか。これも優先度は高いほうです。
5. 生き残ったものだけ、命名を揃える最後です。全部を揃えようとしないこと。使われているものだけ揃えれば足ります。
検索が効かない、と言われたら
サイトが多いこと自体より、探せないことが不満の中身であることが多いです。
そのときに効くのは、サイトの統廃合よりも、
- ファイル名に検索語を入れる（正式名称ではなく、聞かれる言葉）
- 各サイトのトップに「ここに何があるか」を3行書く
- よく使うものへのリンクを、1か所に集めたページを作る
最後の「入口ページを1枚作る」が、いちばん費用対効果が高いです。サイトを減らさなくても、入口が1つあれば探せます。
まとめ
- 作る基準は1つ。「1年以上続き、メンバーが決まっているもの」だけサイトを作る
- 名前に組織名を入れない。略語を使わない。頭に種類を付ける
- 所有者は必ず2人以上
- 作るのを禁止するのではなく、作ったら台帳に1行書くルールにする
- 中は投稿／ファイル／リストの3つに分ける。最初はフォルダでいい
- 増えてしまったら、数える → 読み取り専用で3か月 → 退職者所有を直す → 外部共有を洗う → 命名を揃える
- 不満の中身が「探せない」なら、統廃合より入口ページを1枚作るほうが効く
現状を数えるところからでも構いません。サイト数と、使われていないものの割合が分かれば、手当ての順番はすぐ決まります。
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