シフト作成に、毎月2日かかっている

• 毎月、シフト作成に丸2日取られている
• 希望休が紙・LINE・口頭でバラバラに来る
• 組み終わったあとに「その日は無理です」と言われて、組み直す
• 公開したあとも、交代の連絡が電話で来る

シフトがつらい理由は3つに分かれます。希望を集める／組む／公開後の変更に対応する。「自動で組むツール」は真ん中しか解決しません。実際は、前後の2つで時間が消えていることが多いです。

どこに時間がかかっているか、先に測る

次の3つを、今月やりながらメモしてください。

• 希望を集めるのにかかった日数（配ってから全員分そろうまで）
• 組むのにかかった時間
• 公開後に変更した回数と、そのやりとりの時間

多くの場合、合計の半分以上が1番と3番です。ここが分かると、何に手をつけるかが決まります。

1. 希望の集め方を変える

入口を1つにする

紙・LINE・口頭が混ざっている限り、集約する作業が消えません。Microsoft Forms で足ります。

• 質問1：氏名（選択式にする。手入力だと表記ゆれが出ます）
• 質問2：希望休の日（日付を複数選ぶ形。または「1日ごとに○×」）
• 質問3：希望の時間帯（早番・遅番・どちらでも）
• 質問4：備考（あれば）

回答は自動でExcelにたまります。「集める」作業がゼロになります。

締切を過ぎたら受け付けない

これが効きます。フォームには受付終了日時を設定できるので、締切で自動的に閉じてください。

「あとから言ってくる人」がいる限り、締切は形だけになります。仕組みで閉じると、締切が本物になります。

出す側にも締切の意味を伝える

「早く出してほしい」ではなく、「◯日までに出ないと、希望が反映されないまま組まれます」と書いてください。不利益が具体的だと、出てきます。

2. 組む部分をどうするか

まず、条件を書き出す

自動化を考える前に、頭の中にある条件を全部紙に書いてください。

・各シフトに、必ず1人はベテランを入れる
・Aさんは水曜不可（固定）
・夜勤の翌日は休み
・週の労働時間が◯◯時間を超えないようにする
・BさんとCさんは同じ日に入れない

この作業が、いちばん価値があります。書き出してみると、条件が10個以内に収まることが多く、そのうち半分は「本当は絶対条件ではない」ものです。

絶対条件と、できれば条件に分けてください。分けるだけで、組む速度が上がります。

Excelで半分は楽になります

専用ツールを買う前に、次をやってみてください。

• 縦に人、横に日付の表を作る
• 希望休のセルに、フォームの回答から自動で色を付ける（条件付き書式）
• 下に1日ごとの人数を数える式を入れる（COUNTIF）
• 右にその人の勤務日数・時間の合計を入れる

「足りない日」と「入れすぎの人」が色で見えるだけで、組む時間はかなり減ります。パズルを解くのは人がやるとしても、間違いのチェックが自動になります。

専用ツールを検討するのは

次に当てはまるなら、シフト作成のサービスを検討する価値があります。

• 人数が30人を超える
• 資格や役割の条件が5つ以上ある
• 複数拠点にまたがる
• 労働時間の上限管理が厳しい業種

人数が10人程度なら、Excelのほうが速いことが多いです。ツールの制約に合わせて条件を入れ直す手間のほうが大きくなります。

3. 公開後の変更を、電話で受けない

ここが3番目の時間泥棒です。

公開の仕方

• 全員が同じものを見る場所に置く（Teams、共有フォルダ、掲示）
• 印刷して配ると、変更のたびに配り直しになります
• 変更したら、変更した箇所が分かるようにする（色を変える、更新日を書く）

交代の受け方

電話で「代わってもらえました」と言われても、記録が残りません。交代の申請も、フォームで受けてください。

• 誰が、いつの分を、誰に代わってもらうか
• 相手の同意を取ってあるか（チェック欄）
• 承認する人

「相手の同意を取ってから申請する」というルールにすると、シフト担当者が仲介する必要がなくなります。ここが大きいです。

勤怠の集計とつなげる

シフトを組んだ表と、実際の勤怠が別々だと、月末にまた突き合わせが発生します。

• シフト表の形式を、勤怠システムに取り込める形に合わせる
• 少なくとも、氏名の表記と社員番号を揃えておく

ここが揃っていないだけで、月末に半日消えます（勤怠と残業時間の集計が毎月つらい、を軽くする順番）。

属人化を避ける

シフト作成は、担当者が休むと止まる仕事の代表です。

• 条件を書き出した紙を、担当者以外も見られる場所に置く
• 使っているExcelを、個人のPCに置かない
• 年に1回は、別の人が組んでみる

「あの人しか組めない」状態は、その人が休めないという問題でもあります（引き継ぎ資料が役に立たないのは、書く時期が遅いから）。

まとめ

• つらいのは3つ。集める／組む／変更対応。真ん中だけ自動化しても半分しか減らない
• 今月、3つそれぞれにかかった時間を測る
• 希望はFormsで1本化。締切で自動的に閉じる
• 「出ないと反映されない」と不利益を具体的に書く
• 組む前に条件を全部書き出す。絶対条件とできれば条件を分ける
• Excelで色と人数の式を入れるだけで、チェックが自動になる
• 専用ツールは30人超・条件5つ以上あたりから
• 公開は全員が見る1か所に。印刷して配らない
• 交代もフォームで。相手の同意を取ってから申請してもらう
• 勤怠の集計と氏名・社員番号を揃えておく
• 条件を書いた紙を共有し、年に1回は別の人が組む

まず、頭の中にある条件を紙に書き出してみてください。それだけで、組む時間が変わります。