要件定義って、結局こちらは何をすればいいのか

• 「要件定義から始めましょう」と言われたが、こちらが何を用意するのか分からない
• 仕様書を書けと言われても、書けない
• 打ち合わせに呼ばれるが、質問に答えられずに終わる
• 決めたはずのことが、あとで「聞いていない」となる

先に書いておくと、発注側が仕様書を書く必要はありません。仕様に落とすのは受注側の仕事です。

発注側が用意するのは3つだけです。今のやり方／困っていること／決めていい人。これが揃っていれば、要件定義は進みます。逆に、どれかが欠けていると止まります。

1. 今のやり方（現状）

いちばん大事です。そして、いちばん軽く見られています。

用意するのは、きれいな業務フロー図ではありません。実物です。

• 今使っているExcelのファイルそのもの
• 実際に回っている紙の様式（記入済みのもの。空欄のひな形ではなく）
• 送っているメールの実物（依頼から完了までの一連）
• 月に何件あるか、直近3か月の件数

記入済みの実物が効きます。空欄のひな形からは、どこに何が書かれ、どこが使われていないかが分かりません。個人情報が入っているものは、伏せて構いません。

2. 困っていること（症状）

「システムを入れたい」ではなく、何が起きているかを書いてください。

書き方の違い

右のように書けると、「それなら、そこだけ直せば済むかもしれません」という会話ができます。左だと、大きいものを提案するしかありません。

優先順位も付けておく

困りごとを5つ挙げて、「1つしか直せないならどれか」を決めておいてください。

これがあると、予算に収まらなかったときに、削る判断がその場でできます。無いと、持ち帰りになって2週間止まります。

3. 決めていい人

打ち合わせに出る人が、決められる人かどうか。ここで進み方が大きく変わります。

• 決められる人が出ている → その場で決まる
• 担当者だけが出ている → 毎回持ち帰りになる

全部の会に役員が出る必要はありません。ただし、「この範囲は担当者が決めてよい」という線引きを先にしてください。

・画面の見た目、項目の並び      → 担当者が決める
・承認の段数、権限の範囲        → 部門長が決める
・費用の追加、スケジュールの変更 → 役員が決める

これを1枚にしておくだけで、打ち合わせの速度が変わります。

要件定義で決まること・決まらないこと

期待値を合わせておきます。

決まること

• どの業務を、どこまで対象にするか（範囲）
• 何の情報を、どういう単位で持つか（データ）
• 誰が何をできるか（権限）
• どの画面で何をするか（機能の一覧）
• いつまでに何が出来るか（スケジュール）

決まらないこと

• 細かい画面の見た目（作りながら調整するほうが早い）
• 運用のルールの細部（動かしてみないと分からない)
• 将来の拡張（今決めても変わります）

全部を先に決めようとすると、要件定義が長引きます。決めるべきは範囲・データ・権限です。ここがぶれると作り直しになりますが、見た目は後で直せます。

記録の残し方

「言った・言わない」を防ぐのは、議事録ではなく決定事項の一覧です。

議事録は長くて読み返されません。決まったことだけを1行ずつ足していく表を1つ持ってください。打ち合わせの最後の5分で、その場で書きます。

これを受注側と共有しておくと、認識のずれがその場で見つかります。

期間の目安

規模によりますが、中小企業の1業務であれば次くらいです。

2か月を超えているなら、範囲が広すぎます。分割してください。1回目を小さく作って動かすほうが、結果として速く終わります。

準備が負担なら、そう言ってください

上に書いたものを全部そろえる時間が無い、という状況はよくあります。その場合は、現物を見せてもらいながらこちらで整理するやり方もあります。

• 実際の作業を横で30分見せてもらう
• 使っているファイルを開いて説明してもらう

準備が整うまで待つと、いつまでも始まりません。準備が負担なら、その旨を最初に言ってください。進め方を変えます。

まとめ用のシートを資料室に置いてあります。埋めて渡す形でも構いませんし、他社に出してもらっても構いません。

まとめ

• 発注側が仕様書を書く必要はない。用意するのは3つ
• 今のやり方は、記入済みの実物と件数で。きれいな図は要らない
• 例外を最初に出す。あとから出ると作り直しになる
• 困っていることは症状で書く。「効率化したい」ではなく「月末に2名が残業」
• 1つしか直せないならどれかを決めておく
• 決めていい人の線引きを1枚にする
• 使う人を1人、必ず打ち合わせに入れる
• 決めるのは範囲・データ・権限。見た目は後でいい
• 議事録ではなく決定事項の一覧を1行ずつ足す
• 要件定義が2か月を超えるなら範囲が広すぎる
• 準備が負担なら、そう言う。進め方は変えられる

まずは、今使っているExcelを1つ、記入済みのまま出すところからで構いません。それだけで話はかなり進みます。