毎月の定例報告資料に3日かかっている、を削る

毎月、定例会や役員会のための資料を作っている。数字を集めて、グラフにして、体裁を整えて、コメントを付ける。気づくと月の3日が消えている。

この作業は、分解すると4工程あります。

1. 集める（各部署・各システムから数字を取る）
2. 貼る（1枚にまとめる、グラフにする）
3. 整える（体裁、書式、前月との差分の色付け）
4. 読み解いてコメントを書く

このうち、1〜3は仕組みに任せられます。4だけが人の仕事です。そして今、1〜3に時間の9割が使われているのが実情だと思います。

工程1：集めるところを減らす

いちばん時間を食っているのが、たいていここです。

• 各部署にメールで依頼する
• 期日までに来ない部署を催促する
• 様式が違うものを直す
• 数字がおかしいものを問い合わせる

やることは2つです。

様式を1つにして、ひな形を配る。各部が自由に作った表を集めると、毎回直すことになります。ひな形を配って、それに入れてもらう。列を足したくなったら相談してもらう。

催促を自動にする。期日の前日に未提出の部署だけに通知する。これは Power Automate の標準コネクタで組める範囲で、追加費用は要りません。未提出の部署にだけ送るのが大事で、全員に一斉送信すると無視されるようになります（日報が集まらない、集めても使われない と同じ話です）。

システムから取る数字は、CSVで出せるかを確認してください。画面をコピーして貼っているなら、CSV出力があるかもしれません。意外とあります（RPAを入れて止まる会社の共通点）。

工程2：貼るのをやめる

集めた数字を手で貼っているなら、そこは自動化の効果が確実に出るところです。

前提として、集めるデータが1行1件の形になっている必要があります。人が読むための表（結合セル、2段見出し、小計行）のままだと、自動化が壊れやすくなります。この整理は Excelの転記作業を自動化する前に に書いたとおりです。

整った状態になっていれば、あとは素直です。

• 集まったデータを1枚のシートに追記する
• グラフは、そのシートを参照する形で先に作っておく（毎月作り直さない）
• ピボットテーブルの更新だけで、見た目が更新される状態にする

「毎月作る」から「毎月データが増えるだけ」に変えるのが要点です。作るものが無くなれば、作る時間も無くなります。

工程3：体裁を整えるのをやめる

ここは自動化する前に、そもそも必要かを疑ってください。

• 罫線の太さ、フォントの統一、色の塗り分け
• 前月比の矢印（↑↓）を手で入れている
• ページ番号、日付、版数を手で直している

これらのうち、読み手が判断に使っているものはどれですか。聞いてみると「前月比の色」だけ、ということがよくあります。だとすれば、他は条件付き書式とテンプレートで固定してしまえます。

そして、いちばん大きい問いがあります。その資料、印刷して配っていますか。画面で見るなら、体裁にかける時間は大幅に減らせます。

工程4：ここだけ残す

コメントを書く工程は、自動化できません。というより、ここが唯一の付加価値です。

• なぜこの数字になったのか
• 想定と違ったのはどこか
• 次に何をするか

生成AIに下書きを書かせることはできますが、数字の背景を知っているのは人だけです。AIに任せると、数字を言い換えただけの文章が出てきます。「売上は前月比5%減となりました」——これは資料を見れば分かることで、コメントとしては何の情報もありません。

使うなら、書いた文章を短くする・分かりやすくする方向です（Copilot を入れたのに使われない、を防ぐ最初の30日 の「書き直させる」の使い方）。

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資料そのものを減らす、という選択肢

最後に、いちばん効く可能性がある話をします。

その資料のページは、全部読まれていますか。

定例資料は、足された歴史はあっても減らされた歴史がないことが多いです。数年前に誰かが「これも見たい」と言った表が、その人が異動したあとも毎月作られている。

各ページについて、こう聞いてみてください。

• このページを見て、誰が、何を決めていますか
• 過去1年で、このページが議論の対象になったことはありますか

決めている人がいないページは、3か月試しに外してみる。戻せと言われたら戻す。私の見た範囲では、戻ってきたことはほとんどありません。

自動化するより、作らないほうが速いです。

まとめ

• 定例資料づくりは4工程。集める・貼る・整える・コメントを書く
• 集める：様式を1つにしてひな形を配る。催促は未提出者にだけ自動で
• 貼る：「毎月作る」から「毎月データが増えるだけ」に変える
• 整える：読み手が判断に使っている書式だけ残す。印刷しないなら大幅に減らせる
• コメント：ここだけ人の仕事。AIは書かせるのではなく、書いたものを短くするのに使う
• そしてそのページ、そもそも要りますか。決めている人がいないページは3か月外してみる

どこに時間が溶けているかを数えるところからでも構いません。資料室の業務棚卸しシートに、この4工程を分けて書き出してみると、たいてい予想と違う結果が出ます。