仕事のファイルが、私物のクラウドに置かれている

• 個人の Google ドライブや Dropbox で、業務のファイルがやりとりされている
• 取引先とのファイルの受け渡しが、LINEやギガファイル便で行われている
• 会社のPCから、私物のクラウドにアップロードできてしまう
• 禁止したいが、現場が困るのは分かっている

禁止から入ると失敗します。私物のクラウドが使われているのは、会社が用意したものが使いにくいか、そもそも用意されていないからです。理由を潰さずに禁止すると、より見えにくい形に移るだけです。

まず、何に使われているかを聞く

責める形にしないでください。「使っている人はいますか」ではなく、「どういう場面で使いましたか」と聞きます。

だいたい、次のどれかです。

4つ目までは、全部「会社側が用意していない」ことが原因です。用意すれば、私物を使う理由が消えます。

会社側で用意するもの

1. 大きいファイルを社外に渡す手段

OneDrive / SharePoint の共有リンクで足ります。

• リンクに有効期限を設定できる
• 相手のメールアドレスを指定して、その人しか開けないようにできる
• あとからアクセスを取り消せる
• 誰が開いたかの記録が残る

添付や無料の転送サービスにはできないことばかりです。特に「あとから止められる」は決定的です。

使い方を1枚にまとめて配ってください。設定できることを知らないだけ、という人が多いです。

2. 社外から社内のファイルを見る手段

これが無いと、どうしても私物に逃げます。

• Microsoft 365 を使っているなら、SharePoint / OneDrive はもともと社外から見られます（ブラウザでも、スマホアプリでも）
• 制限をかけている場合は、どこまで許すかを決め直す（社給端末からのみ、多要素認証を条件に、など）

「セキュリティのため全部禁止」にすると、業務が回らず、結局私物が使われます。条件付きで許すほうが、結果的に安全です（パスワードだけの運用をやめる）。

3. 社外から受け取る手段

取引先からファイルを受け取るとき、相手のサービスに合わせるしかない場面があります。

• 受け取り専用のリンク（ファイル要求）を作れます。相手はリンクからアップロードするだけで、アカウントは不要です
• 現場の写真なら、Formsのアップロード欄で受けられます（現場の写真が、個人のスマホに散らばっている）

「こちらから受け口を出す」形にすると、相手のサービスを使わずに済みます。

ルールは、禁止だけを書かない

「私物のクラウドを禁止する」だけのルールは守られません。代わりに何を使うかを、同じ紙に書いてください。

・社外へのファイル送付   → OneDrive の共有リンク（有効期限を設定）
・社外からの受け取り     → ファイル要求リンク、または Forms
・社外からのアクセス     → 会社の OneDrive / SharePoint（多要素認証あり）
・現場からの写真         → 業務用フォーム

・上記で対応できない場面が出たら、禁止する前に情シスへ相談してください。
　新しい手段を用意します。

最後の1行が要点です。これがないと、対応できない場面に出くわした人が、黙って私物を使います。

技術的に止めるかどうか

止めることはできます。ただし、順番を間違えないでください。

• 会社のPCから特定のサイトへのアクセスを止める（プロキシ、フィルタリング）
• クラウドアプリの利用状況を見える化する（Defender for Cloud Apps など）

代わりの手段を用意する前にブロックすると、業務が止まって、例外申請の対応に追われます。用意 → 周知 → しばらく様子を見る → それでも残るものをブロック、の順です。

退職のときが、いちばん危ない

私物のクラウドに業務ファイルがある状態で人が辞めると、回収する手段がありません。

退職手続きに、次を入れてください。

• 業務のファイルを個人の保存先に置いていないか、本人に確認する（チェック欄）
• 置いていた場合は、会社の保存先に移してから削除してもらう
• 私物のスマホに業務の写真やデータが残っていないか確認する

確認したという記録を残してください。言った言わないになります（退職者のアカウントが残っている）。

取引先から指定された場合

「うちのサービスに置いてください」と言われることがあります。断りにくい場面です。

• 会社として許可する先を決めておく（このサービスならよい、という一覧）
• 一覧にないサービスを指定されたら、情シスに相談する
• 相談を受ける側は、代わりの提案を用意する（「こちらのリンクから送っていただけますか」）

「相手が指定したから」で個別に判断していると、把握できないまま増えます。一覧を1つ作るところから始めてください。

まとめ

• 禁止から入ると、より見えにくい形に移るだけ
• まずどういう場面で使ったかを聞く。過去は不問にする
• 理由の大半は会社が用意していないこと
• 社外への送付は共有リンク。有効期限・宛先指定・あとから止められる
• 社外からのアクセスを全部禁止しない。条件付きで許すほうが安全
• 受け取りはファイル要求リンクかフォーム。こちらから受け口を出す
• ルールに代わりに使うものを書く。「相談してください」の1行を入れる
• 技術的なブロックは代替を用意してから。見える化だけ先は有効
• 退職手続きに、私物の保存先の確認を入れる
• 取引先の指定に備えて、許可するサービスの一覧を作る

まず、大きいファイルを社外に送る方法を1枚にまとめて配ってください。それだけで、いちばん多い場面が減ります。