情シスの担当を採用すべきか、外に頼むべきか

• 総務や経理の兼任で情シスをやっていて、もう限界が見えている
• 採用したいが、何を求人票に書けばいいか分からない
• 外部に頼むと、何をどこまでやってもらえるのか分からない
• 一度採用したが、すぐ辞められた

「情シスを1人採る」で解決すると思われがちですが、情シスの仕事は中身がかなり違うものの寄せ集めです。分けずに1人に全部渡すと、採用しても続きません。

まず分けてください。

情シスの仕事を、4つに分ける

兼任でやっていると、上の2つで1日が終わります。下の2つは永久に手つかずになります。

この4つのうち、どれを人に任せたいのかを先に決めてください。それによって、採用すべきか外に頼むべきかが変わります。

採用が向いているもの

「止めない」と「聞かれる」は、社内にいる人のほうが向いています。

• 割り込みで来るので、その場にいる必要がある
• 社内の事情（誰が何を使っているか、あの人はこう説明すると伝わる）を知っている必要がある
• 緊急時にすぐ動ける

逆に言えば、この2つのために採るなら、経験者である必要は必ずしもありません。社内の事情を知っていて、丁寧に対応できる人のほうが向いていることがあります。

採用するときに、決めておくこと

• 1人にしない工夫（休めない、辞められない状態を作らない）
• 評価をどうするか（何も起きないのが良い仕事、という職種の評価は難しいです）
• 成長の道筋（ずっと問い合わせ対応だけだと、辞めます）

3番目が定着の分かれ目です。「作る・変える」の時間を、業務時間の中に確保してください。そこが無いと、伸びる人ほど早く辞めます（内製化が続かない会社と、続く会社の違い）。

外に頼むのが向いているもの

「整える」と「作る・変える」は、外の力を使いやすい領域です。

• 常時いる必要がない（月に数日でよい）
• 他社での経験が効く（同じような会社を何社も見ている）
• 期間を区切れる（台帳を作る、ルールを整える、仕組みを1つ作る）

「止めない」を外に出すこともできます（保守契約、運用委託）。ただし、外に出すほど社内に知識が残らなくなるので、どこまで出すかは意識して決めてください（保守費用が高い。他社に替えたいが替えられない）。

外に頼むときに、決めておくこと

• 何を頼むか（「情シス業務全般」ではなく、具体的に）
• どこまでが範囲で、どこからが別料金か
• 社内の誰が窓口になるか（丸投げにすると、判断が止まります）
• 成果物として何が残るか（作業だけで、何も残らない契約にしない）

4番目が大事です。やってもらった結果が、台帳・手順書・設定として社内に残る形にしてください。残らないと、契約が切れた時点でゼロに戻ります。

組み合わせるのが現実的です

多くの中小企業では、次の形に落ち着きます。

社内（兼任でも可） … 止めない、聞かれる
　＋
外部            … 整える、作る・変える（月に数日、または案件ごと）

社内の人を「何でも屋」にせず、外に出す部分を決める。これで、社内の人の負担が読めるようになり、辞めにくくなります。

求人票に書くこと

採用する場合、中身を具体的に書いてください。「情報システム担当」だけでは、来た人と期待がずれます。

・PC・スマホの貸与と回収、アカウントの発行と停止（月◯件程度）
・社内からの問い合わせ対応（1日◯件程度。内容は使い方の質問が中心）
・Microsoft 365 の運用（テナント管理、権限設定）
・業務改善の企画と実行（業務時間の◯割をここに充てます）

※ サーバーの構築や、プログラムの開発は業務に含みません
※ 情シスは現在1名です。判断に迷うときは◯◯（外部）に相談できる体制があります

「含まないこと」を書くのが効きます。何でもやらされると思われると、応募が減ります。

最後の1行も効きます。1人で全部を背負わされるのではないと分かると、応募のハードルが下がります。

判断の順番

1. 2週間、時間の使い方を記録する（4分類で）
2. 「聞かれる」が多いなら、まず入口を整理する（採用の前に効きます）
3. それでも足りないなら、どの分類のために人が要るのかを決める
4. 「止めない・聞かれる」なら採用、「整える・作る」なら外部を検討
5. 採用するなら、業務時間の中に「作る時間」を確保する
6. 外に頼むなら、成果物が社内に残る形にする

1と2をやらずに3から入ると、採ってもすぐ限界が来ます。

予算の話

採用と外注では、費用の性格が違います。

「辞められると止まる」は、採用したあとも残るリスクです。1人体制なら、その人が休めるように、外部と併用しておくほうが安全です。

正直に書いておくこと

私たちは外部として仕事をもらう側なので、「外に頼みましょう」と言うのが立場としては得です。ただ、採用したほうがいい会社はあります。

• 問い合わせが1日に何件も発生している
• 現場に行かないと分からない作業が多い
• 社内に知識を貯めたいという方針がはっきりしている

この場合は、採用が正解だと思います。そのうえで、立ち上がりの期間だけ外部を使う、といった組み合わせにするのが現実的です。

まとめ

• 情シスの仕事を止めない／聞かれる／整える／作るの4つに分ける
• 2週間、時間の使い方を記録する。記録なしで採用しない
• 「聞かれる」が多いなら、採用より先に入口の整理
• 止めない・聞かれるは社内向き（その場にいる必要がある）
• 整える・作るは外部を使いやすい（他社での経験が効く）
• 現実的なのは組み合わせ。社内を何でも屋にしない
• 求人票には含まないことも書く。1人で背負わない体制も書く
• 採用するなら、「作る時間」を業務時間の中に確保する。無いと辞める
• 外に頼むなら、成果物が社内に残る形にする
• 社内に知識を貯めたい方針なら、採用が正解

まず2週間、何に時間を使っているかを4分類でメモしてみてください。それが無いと、採用も外注も判断できません。