社内のお知らせが、伝わらない

• 全社メールを流しても、読まれていない
• 掲示板に貼っても、見に来る人がいない
• 「聞いていません」と言われて、結局口頭で伝え直している
• 社内ポータルを作りたいが、何を載せればいいか分からない

ポータルを作っても、たいてい同じ結果になります。伝わらない原因は「置き場所が無いこと」ではないからです。

原因を先に分けてください。

伝わらない原因は、3つに分かれます

ポータルが効くのは3番目だけです。1番と2番は、ポータルを作っても解決しません。

多くの会社の「伝わらない」は、1番と2番です。ここを先に手当てしてください。

1. 届いていない への手当て

経路を、人がいる場所に合わせる

• デスクワーク中心 → メール、Teams
• 現場・工場・店舗 → 朝礼、掲示、スマホに届くもの

現場の人にメールで流しても届きません。その人が1日に何回開くものは何かを確認してください。多くの場合、それはメールではありません。

全社メールを減らす

全社メールが週に何通も来る状態だと、重要なものも一緒に読まれなくなります。

• 全社に出すものの基準を決める（全員が行動を変える必要があるものだけ）
• それ以外は、該当する部署だけに出す

「念のため全社に」をやめると、全社メールが読まれるようになります。

2. 読まれていない への手当て

書き方の問題です。次の3つで、開封率が変わります。

件名に、期限と対象を入れる

悪い： 【重要】システムメンテナンスのお知らせ
良い： 【9/5(金)夜・全社】システム停止します。金曜は定時までに保存を

「重要」は効きません。全部が重要と書かれるからです。いつ・誰が・何をするかを件名に入れてください。

本文は、結論から3行

9月5日（金）20:00〜24:00、社内システムが使えなくなります。
金曜は、定時までに作業を保存して終了してください。
土日は通常どおり使えます。

（以下、詳細）

背景や理由を先に書かないでください。読む人が知りたいのは、自分が何をするかです。

該当がない人にも、そう書く

「対象外の方は対応不要です」の1行があると、読む人が安心して読み飛ばせます。無いと、全員が最後まで読む必要が出て、結果的に読まれません。

3. 探せない への手当て（ここでポータル）

あとから探すものを置く場所を作ります。ここは作る価値があります。

載せるもの

「全部載せる」にすると更新されなくなります。探されるものだけにしてください。

• 各種の申請書・ひな形（ひな形が人によって違う）
• 社内の規程（就業規則、経費、休暇）
• 問い合わせ先の一覧（何をどこに聞けばいいか）
• 過去のお知らせ
• よくある質問

3つ目が意外と効きます。「これは総務? 情シス?」が分からず、聞けずに止まっている人がいます（電話が鳴り続けて作業にならない）。

載せないもの

• 部署の中だけで使うもの（その部署のサイトに置く）
• 更新する人が決まっていないもの（必ず古くなります）
• 進行中のプロジェクトの資料

SharePointで作る場合

Microsoft 365 を使っているなら、SharePointのコミュニケーションサイトで足ります。追加費用はかかりません。

作るときの注意は3つです。

1. トップページを1画面に収める。スクロールしないと見えないものは見られません
2. 更新する人を、ページごとに決める（置き場所より、更新の権利を決めるほうが効きます）
3. Teams から開けるようにする（Teamsのタブに追加）。別のブックマークを開かせない

3番目が重要です。「ポータルを見に行く」という行動は、習慣になりません。すでに毎日開いているもの（Teams、Outlook）から辿れる形にしてください。

続かない原因

作ったポータルが半年で古くなるのは、更新のきっかけが無いからです。

• お知らせを出すときに、必ずポータルにも載せる（メールとポータルを同時に。テンプレートにしておく）
• ページごとに最終更新日を表示する（古いことが分かるだけで、直す動機になります）
• 年に1回、リンク切れと古い情報の点検

2番目は効きます。「2024年4月更新」と表示されていれば、見る人も「これは古いかも」と分かりますし、担当者も気になります。

効果の見方

• 全社メールの通数（減っていれば良い）
• 「聞いていません」と言われた回数
• ポータルの閲覧数（SharePointで見られます）

閲覧数が伸びないなら、そこに置いたものが探されていないということです。載せるものを替えてください。機能を足しても増えません。

まとめ

• 原因を届いていない／読まれていない／探せないに分ける
• ポータルが効くのは3番目だけ
• 経路は人がいる場所に合わせる。現場にメールは届かない
• 全社メールを減らす。出せる人を絞ると自然に減る
• 件名にいつ・誰が・何をするかを入れる。「重要」は効かない
• 本文は結論から3行。背景は後ろ
• 「対象外の方は対応不要」の1行を入れる
• ポータルに載せるのは探されるものだけ。問い合わせ先の一覧が効く
• 更新する人が決まっていないものは載せない
• Teams から開けるようにする。見に行く習慣は作れない
• ページのタイトルを探す人の言葉にする
• 最終更新日を表示する
• 閲覧数が伸びないなら、載せるものを替える

まず、直近1か月の全社メールを数えてみてください。何通あって、そのうち本当に全員向けだったのは何通か。そこから始まります。