FAXをやめたいが、取引先が使っている

• 受注も問い合わせも、いまだにFAXで届く
• 届いたFAXを、担当者に配って回っている
• 紙で来たものを、Excelに手入力している
• 送るときも、印刷して、機械の前に立って、送信確認を待っている

「FAXをやめよう」と言っても、相手が使っている限りやめられません。ここで止まっている会社が多いです。

ただし、相手を変えなくても、自社の中の手間はほぼ消せます。やるのは2つだけです。

1. 受信を、紙ではなくPDFにする

FAXを紙で出さずに、メールやフォルダにPDFで受けるようにします。

方法は3つあります。

まず1番を確認してください。すでにある複合機に機能が入っていて、設定していないだけ、というのがよくあります。販売店に「FAX受信をメールに転送できますか」と聞くだけです。

転送先は、個人宛てにしない

ここが要点です。共有のメールボックスか、SharePointのフォルダに届くようにしてください。

個人のメールに転送すると、その人が休みのときに止まります。受信箱を共有にすると、誰でも見られて、対応済みかどうかも分かります（メールで来た依頼が埋もれて対応漏れになる）。

2. 送信を、PCからにする

複合機の多くは、PCから印刷するのと同じ操作でFAXを送れます。プリンタの一覧に「FAX」が出ていないか確認してください。

これができると、次が消えます。

• 印刷する
• 機械の前まで歩く
• 番号を押す（押し間違いの事故も消えます）
• 送信確認の紙を待つ
• 送った紙をファイルに綴じる

送信の記録も、PC側に残ります。誤送信の防止という意味でも効きます。手で番号を押すと、1桁違いで別の会社に送ってしまう事故が起きます。

手入力をどうするか

PDFで受けても、中身をExcelに入れる作業は残ります。ここが本丸です。

段階1：入力しやすくする（今週できる）

• PDFを2画面で開いて、片側に入力画面を出す（紙を見ながらより速い）
• 入力項目の並び順を、FAXの用紙の並びに合わせる

地味ですが、これだけで入力速度が変わります。紙の並びと画面の並びが違うと、目が往復して時間がかかります。

段階2：文字を読み取る

FAXは画質が悪く、手書きも多いので、読み取りの精度は期待しすぎないでください。

• 定型の注文書で、印字されているもの → 読み取れることが多い
• 手書き、汚れ、傾き → 精度が落ちる

「読み取ったあと、人が確認する」前提にしてください。全自動にすると、間違いに気づけません。読み取り結果を画面に出して、担当者が見て直す形が現実的です。

段階3：そもそも入力しなくていい形にする

いちばん効くのはここです。取引先の1社ずつに、別の受け方を用意する。

• Webの注文フォームを用意して、「こちらからでも受け付けます」と案内する
• Excelの注文書をメールで送ってもらう形にする

全社を一度に変える必要はありません。件数の多い上位5社に声をかけるだけで、手入力の量はかなり減ります。

相手に切り替えてもらうときの言い方

「FAXをやめてください」ではなく、相手の利点を先に言ってください。

注文をWebのフォームからも受け付けられるようにしました。送信の控えが残り、受付の確認メールがすぐ届きます。FAXも今までどおり受け付けます。

「FAXも今までどおり」と必ず添えてください。取り上げられると感じると、断られます。選択肢を増やす形にすると、意外と移ってくれます。

移ってもらえたら、その会社には次から「フォームのほうが早いです」と案内する。1社ずつ増やしていきます。

電話も同じ考え方で

FAXと同じ構造の話が、電話にもあります。

• 電話で来た依頼を、口頭で受けて紙にメモしている
• 記録が残らず、言った・言わないになる
• 担当者が不在だと、伝言のやりとりが発生する

対処も同じです。別の入口を用意して、選べるようにする。

• 問い合わせフォームを用意する
• よくある質問を、電話しなくても分かる場所に置く（社内なら Teams、社外ならWeb）

電話を減らす近道は、電話しなくても分かる状態を作ることです（電話が鳴り続けて作業にならない）。

保存の話

FAXで届いた注文書や請求書は、電子取引のデータに当たる場合があります。

• 紙で届いたFAX → 紙のまま保存で構いません
• PDFで受信したFAX → 電子取引データとして、電子のまま保存が必要になり得ます

複合機でメール転送に切り替えた瞬間に、扱いが変わる可能性があります。切り替える前に、保存の置き場所を決めておいてください（メールで届いた請求書を、印刷して保存していませんか）。判断は顧問税理士に確認してください。

まとめ

• 相手は変えられなくても、自社の中の手間は先に消せる
• 受信をPDFに。まず今の複合機の機能を確認する（追加費用なしのことが多い）
• 転送先は個人ではなく共有のメールボックスかフォルダ
• 紙を止める前に1か月は両方
• 送信はPCから。印刷・歩く・番号押し・控えの綴じが全部消える
• 手入力は、まず画面の並びを用紙に合わせる
• 読み取りは人が確認する前提で。全自動にしない
• 件数の上位5社にだけ、別の受け方を案内する
• 言い方は「FAXも今までどおり受け付けます」を必ず添える
• 電話も同じ。電話しなくても分かる状態を作る
• PDF受信に変えると保存の扱いが変わることがある。先に置き場所を決める

まず、複合機の販売店に「FAX受信をメールに転送できますか」と聞いてみてください。できるなら、来週から紙の山が減ります。