契約書に判子を押すためだけに出社している

• 契約書に判子を押すためだけに、誰かが出社している
• 製本して、印紙を貼って、郵送して、返送を待つ。1件に2週間かかる
• 過去の契約書がどこにあるか、探すのに時間がかかる
• 電子契約に切り替えたいが、相手も紙なので進まない

紙の契約が重いのは、判子そのものではなく、製本・印紙・郵送・保管の4つがまとめて付いてくるからです。ここを分けて考えると、手をつけられる場所が見えます。

そもそも、契約に判子は要りません

日本の法律では、契約は当事者の合意で成立します。書面も押印も、原則として要件ではありません（一部の契約を除く）。

判子が使われてきたのは、「本人が合意した」ことをあとから示すためです。電子契約は、それを電子署名やアクセスの記録で示す仕組みです。

つまり、切り替えられない理由は法律ではなく、社内と取引先の慣行のほうにあります。

印紙代がなくなるのは、思ったより効きます

電子契約には収入印紙が要りません。

紙の契約書は、金額に応じて印紙税がかかります（請負契約なら100万円超で200円、1,000万円超で1万円、といった具合）。年間の契約件数が多い会社では、これだけで数十万円になることがあります。

まず、去年1年間で貼った印紙の額を数えてみてください。電子契約サービスの費用と比べる材料になります。稟議を書くときの根拠にもなります（システム導入の稟議が通らない）。

相手を待たずに始められる場所

「相手も電子でないと無理」と思われがちですが、先に自社だけで変えられる部分があります。

1. 自社が「受ける側」のとき

取引先から電子契約の依頼が来たとき、受けられる体制になっていますか。

• 誰が受け取るか（担当者個人のメールだと、退職時に消えます）
• 誰が承認するか
• 受け取ったPDFを、どこに保存するか

受ける側は、サービスの契約が要らないことがほとんどです。相手のサービスからメールが届いて、リンクを開いて同意するだけです。ここは今週決められます。

2. 社内の決裁を先に電子にする

契約書に判子を押す前段の、社内の稟議・決裁が紙で回っていませんか。ここは相手が関係ないので、自社の判断だけで変えられます（申請が、誰のところで止まっているか分からない）。

契約締結までの日数のうち、社内の決裁で消えている日数を一度数えてみてください。相手とのやりとりより長いことがあります。

3. 保管を先に電子にする

締結が紙のままでも、スキャンして一覧を作ることはできます。

「解約通知の期限」の列が効きます。気づいたら自動更新されていた、を防げます。これは電子契約の話とは別に、今日作れます。

電子契約サービスを選ぶとき

2つの方式があります

多くの会社は立会人型で始めます。相手に負担がかからないのが最大の理由です。

確認する項目

• 相手側の費用がゼロか（ここが有料だと、まず断られます）
• 送信件数の課金か、月額固定か
• 契約が終わったあと、締結済みのPDFを自社で保管できるか（サービスを解約したら見られない、では困ります）
• 一覧・検索・期限のアラートがあるか
• 印鑑証明のような、社内の承認フローを組めるか

3つ目が重要です。データを自社で持てるかどうかは、あとで乗り換えるときに効きます（保守費用が高い。他社に替えたいが替えられない）。

取引先に切り替えてもらうときの言い方

いきなり全社に案内を出さないでください。件数の多い相手から、1社ずつです。

言い方は、相手の利点を先に出します。

契約の締結を電子でも行えるようにしました。そちら側の費用や登録は不要で、メールのリンクから同意いただくだけです。印紙代がかからず、往復の郵送も不要になります。もちろん、これまでどおり紙でも承ります。

「これまでどおり紙でも」を必ず添えてください。取り上げられると感じると断られます。選択肢を増やす形にすると、意外と移ってくれます（FAXをやめたいが、取引先が使っている）。

保存の話

電子で締結した契約書は、電子取引データに当たります。

• 電子で受け取った・送った契約書は、電子のまま保存が必要になります
• 保存の要件は、請求書などと同じ考え方です

紙のときの「金庫にしまう」に相当する置き場所を、電子側にも作ってください（メールで届いた請求書を、印刷して保存していませんか）。税務上の判断は顧問税理士に確認してください。

社内で決めておくこと

サービスを入れる前に、この4つを決めてください。決めずに導入すると、運用で揉めます。

1. 誰が送信できるか（アカウントを持つ人。多すぎると統制が効きません）
2. どの金額から、誰の承認が要るか（今の稟議規程に合わせる）
3. 契約書のひな形を、どこに置くか（ひな形が人によって違う）
4. 締結済みのPDFを、どこに保管するか

4番を決めないと、サービスの中にだけ残って、社内から探せなくなります。サービスとは別に、自社の保管フォルダにも入れる運用にしてください。

分からないと書いておくこと

契約の有効性や、どの契約が書面を要するかは法律の判断です。ここに書いたのは2026年8月時点で調べられた範囲で、顧問弁護士や法務に確認してください。

私たちが手伝えるのは、社内の決裁の流れを組み直すことと、契約の一覧・保管の仕組みを作るところまでです。

まとめ

• 重いのは判子ではなく、製本・印紙・郵送・保管の4つ
• 契約に押印は原則不要。止めているのは慣行のほう
• 印紙代を1年分数える。稟議の根拠になる
• 相手を待たずにできることが3つ。受ける側の体制／社内決裁／保管
• 解約通知の期限を一覧に入れる。自動更新の事故が防げる
• サービスは立会人型が導入しやすい。相手側の費用ゼロが条件
• 締結済みPDFを自社で保管できるかを必ず確認する
• 案内は件数の多い相手から1社ずつ。「紙でも承ります」を添える
• 電子で締結したものは電子取引データ。保存の置き場所を先に決める
• 導入前に、送信できる人／承認の基準／ひな形／保管先の4つを決める

まず、去年1年分の印紙代を数えてみてください。それだけで、話が具体的になります。